Planejando um evento para estrangeiros: veja o que não pode faltar!

Ao pensar no planejamento de um evento para estrangeiros, há algumas dicas que não podem deixar de ser seguidas. Afinal, todo mundo quer sair com uma boa reputação para seus convidados, principalmente os que não são brasileiros.

E como há bastante investimento vindo do exterior para o Brasil, é bom voltar as atenções aos estrangeiros nessas ocasiões. Então, se você quer saber como planejar, da melhor maneira, um evento para estrangeiros, acompanhe este post!

Primeiro passo: colocando no papel

Em primeiro lugar, para que tudo corra da melhor forma possível (tanto para os estrangeiros quanto para os brasileiros), é necessário ter um bom preparo. E é o planejamento estratégico que vai auxiliar nesse momento inicial.

Definir detalhadamente tudo o que procura alcançar com o seu evento e o que será necessário para que ele se torne efetivo será indispensável. Isso quer dizer que você deve pensar, por exemplo, sobre o objetivo que pretende atingir, o orçamento disponível e a equipe para auxiliar e executar o planejamento, assim como a divulgação dele.

Colocar todas essas informações em uma planilha deixará o momento bastante claro. A intenção de pensar nesses quadros é facilitar a visualização de toda a etapa de organização do evento — até a sua execução. Isso vale para você e para a sua equipe, afinal todos devem estar bem sincronizados para que tudo saia como o esperado.

Além do mais, a planilha faz com que nada fique de fora. E, com a rotina corrida que levamos atualmente, qualquer ajuda para manter a organização é mais do que bem-vinda.

A nossa dica é: simplifique a planilha e faça com que ela caiba em apenas uma página. Isso ajuda bastante toda a equipe a compreendê-la, sem contar que cada um poderá colá-la em sua mesa de trabalho ou deixá-la em locais aos quais todos tenham acesso, como no café.

Segundo passo: escolhendo a equipe

Depois de montar a planilha com os intuitos que você possui em relação ao evento, chegou a hora de pensar em quem será sua equipe e de organizar-se da maneira que for necessária, pensando no seu público e em como ele pode se sentir confortável durante todo o tempo.

Já que estamos pensando em um evento feito para estrangeiros, nada pior pode acontecer do que estar com um time despreparado para recebê-los. Por isso, é necessário pensar em todos os detalhes e escolher a dedo a equipe que será contratada para trabalhar nele.

Assegurar-se de que seus profissionais possuem certificação de fluência em Inglês é uma ótima avaliação a ser feita para receber os turistas da melhor maneira possível, sem cometer gafes de pronúncia ou de vocabulário.

Mas você pode estar pensando: devo contratar somente o recepcionista do evento com fluência em inglês, não é? Claro que não! Há vários profissionais que devem participar da sua equipe no evento e que precisam ser bilíngues. Isso vai muito além dos recepcionistas, como as seguintes funções:

Coordenadores de evento bilíngues

Tais profissionais auxiliarão na montagem do evento pensando nos estrangeiros, nas sinalizações e nas montagens voltadas para eles.

Tradutores

Há dois tipos de tradutores que podem (ou precisam) ser contratados para palestras e conferências. O tradutor de cabine é aquele que faz traduções técnicas — verifique antes se haverá a necessidade desse tipo de profissional, pois é preciso realizar estudos sobre o assunto abordado na palestra, para que não haja problemas.

Caso seja imprescindível a contratação de um tradutor de cabine, deverá haver também uma pessoa na recepção que seja bilíngue. Ela ficará responsável pela entrega dos fones para a tradução simultânea.

Já o tradutor de standes será o responsável por tirar as dúvidas dos clientes e fazer pequenas traduções, sem termos técnicos.

Pessoal para credenciamento

É importante que haja ao menos um guichê específico para realizar as inscrições dos estrangeiros de maneira prática e eficiente, sem que haja a necessidade da participação de tradutores. Para tanto, é necessário que tal pessoa possua fluência em inglês.

Balcão de informações

É essencial que o balcão seja composto por funcionários bilíngues, capazes de auxiliar os não brasileiros que precisarem de informações sobre o evento e as localidades. Além disso, é preciso haver: mapas da cidade, informações de transportes e restaurantes nas proximidades com endereço e telefone, impressos e em inglês.

Quanto mais pessoas da sua equipe você conseguir encontrar com certificação de fluência em inglês, melhor. Isso passará uma imagem de responsabilidade e seriedade para o evento.

Afinal, se são solenidades voltadas para o público estrangeiro, não se pode esperar menos do que um time preparado para recebê-lo. E, para ser ainda melhor, você pode contratar um profissional para avaliar a fluência de inglês de cada membro.

Terceiro passo: recebendo os estrangeiros

Além de contar com uma equipe afinada e com proficiência em inglês, é importante estudar um pouco sobre a cultura dos estrangeiros para não cometer deslizes. Ser pontual, educado e comportar-se bem à mesa já estão inclusos nas regras de etiqueta do bom comportamento e bom anfitrião, mas há detalhes específicos de cada cultura que é importante conhecer.

Escolher bons horários para o evento, para não ter problemas culturais com seus convidados estrangeiros, é também algo interessante. Como, por exemplo, na Espanha e no México os almoços são refeições feitas de uma maneira mais pesada, as pessoas comem bastante nesse horário e, em seguida, fazem a sesta. Então, é preferível não marcar coisas importantes no período pós-almoço.

Já ingleses e australianos acreditam ser falta de educação atrasos, então é importante seguir à risca os horários marcados no evento (principalmente se ele for de negócios). Caso contrário, a relação entre vocês pode ficar abalada, acabando com a chance de fechar acordos.

Chegar antecipadamente para recepcionar mostra que você se importa com o momento e com a presença deles. Não ser tão efusivo nas recepções também é fundamental, pois, em algumas culturas (como a dos chineses), muitos abraços e tratamentos calorosos não são bem recebidos. Apenas um aperto de mão, sem muita euforia, já é o suficiente para eles.

Cuide para que placas, cardápios e todos os tipos de sinalização do evento estejam traduzidos. Assim, é possível facilitar a locomoção do convidado estrangeiro no seu evento, fazendo com que ele também se sinta autônomo para se locomover sem a ajuda de outras pessoas.

Entender, pesquisar e adaptar a programação pensando na cultura do público que será recebido também é indispensável. Seguindo todas as nossas dicas, você será um ótimo anfitrião, capaz de passar confiança a todos e beneficiar a reputação de sua agência para os estrangeiros e o mundo dos eventos.

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