Qual a diferença entre budget e forecast?

O orçamento empresarial é a base para o planejamento de ações de todos os departamentos de uma companhia. Com o financeiro estruturado é possível traçar metas com objetivos razoáveis, dentro da realidade da organização e alcançar resultados sustentáveis.

Por isso, conheça uma metodologia que vem se mostrando eficaz: o budget e forecast, e entenda as diferenças entre cada uma dessas ações. Mas, antes de apresenta-las, é preciso entender mais a fundo a importância estratégica do orçamento num negócio.

De acordo com MOREIRA (1992), “o sistema orçamentário, do ponto de vista global, é definido como sendo um conjunto de planos e políticas que permite à administração conhecer, a priori, os resultados operacionais da companhia e, em seguida, executar os acompanhamentos necessários para que esses resultados sejam alcançados e os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos”.

Para o analista do Sebrae Gilmar Nascimento Rosseto “com o orçamento empresarial, você poderá prever as receitas e despesas que a empresa terá no curto, médio e longo prazo, verificando até mesmo a viabilidade do negócio.” Muitas organizações levam isso a sério, pois entendem que esta estratégia – se elaborada da forma adequada com os controles e correções necessários – garante a saúde de uma organização.

Portanto, o Recursos Humanos tem um papel extremamente estratégico nesse sentido. Isso porque o RH gerencia as despesas relativas à gestão do capital humano, tais como o recrutamento e seleção, contratação, planos de carreira, treinamento, além de benefícios e salários.

Devido a natureza do seu trabalho, o Recursos Humanos sofre com ações imprevisíveis e, muitas vezes, precisa “apagar incêndios” com um orçamento apertado. Então, por causa de situações do tipo, metodologias como o budget e forecast são métodos inteligentes, uma vez que propõe a criação de metas a longo e curto prazo. Entenda como eles funcionam.

O que é budget?

O budget, ou orçamento, determina os gastos, sejam vendas, despesas ou investimentos de uma empresa. O que caracteriza o budget é o seu caráter temporário, geralmente o escopo financeiro estipulado vale no período de um ano. Ou seja, o budget é uma meta orçamentária estática para um período de tempo previamente definido.

Assim como todas as áreas o RH tem um budget definido para os gastos. No entanto, uma vez que se trata de gestão de pessoas, o Recursos Humanos enfrenta dificuldades, tais como imprevistos e emergências e precisa ajustar seu forecast (falamos como mais à frente).

O RH precisa traçar estratégias em busca de “prever” ou antecipar possíveis ocorrências para se manter dentro do budget proposto pela gestão, o que é um desafio.

Exemplos de budget no RH:

O setor tem R$ 10.000,00, anual, para gastos internos e precisa distribuir o valor para todas as suas atividades. Suponhamos que R$ 2.000,00 sejam destinados à custos com a seleção e recrutamento de pessoal. Dessa forma esse montante deve ser utilizado durante o prazo estabelecido, normalmente um ano.

Mas, como gerenciar a verba num prazo tão longo? Para isso existe o forecast.

O que é forecast?

O forecast é o budget ajustado de uma empresa. Ele é responsável por garantir que as metas orçamentárias sejam cumpridas no período estipulado. É feita análise mensal da contabilidade do negócio comparando-se o planejamento de cada setor em relação aos gastos reais no período.

O segundo passo é a revisão ajustada. Ajustam-se os gastos mensais, se necessário, mas a meta final, prevista no escopo original, é mantida.

Exemplos de forecast no RH:

Seguindo a lógica do exemplo anterior, o RH tem um budget de R$ 2.000,00 anual destinados à custos com a seleção e recrutamento de pessoal. Dessa forma, são destinados R$ 166,66 para os gastos mensais. Suponhamos que no primeiro mês foram gastos R$ 250,00. Assim, o forecast recalcula o restante do valor total para os próximos gastos. Assim sendo R$ 159,09 para os onze meses por vir.

ATENÇÃO! Para que o planejamento estratégico baseado nesta metodologia funcione é preciso que sejam feitos reajustes práticos. Nesse sentido, o RH precisa ser flexível para rever seus objetivos mensais, o que pode ser um desafio grande para o setor, por isso é essencial que se faça um alinhamento crítico dessas questões antes de colocar na prática.

Como o budget e forecast impactam uma organização?

O budget e forecast podem ser boas formas de organizar a gestão orçamentária de uma empresa, mas para que dê certo é preciso que o Recursos Humanos conheça as práticas do dia a dia de cada setor. E, como cada companhia tem uma realidade diferente, pode levar algum tempo para que o impacto dessa prática seja realmente positivo.

A longo prazo o budget e forecast podem ser ferramentas valiosas para o controle e planejamento financeiro. Mas, antes de implementá-los, é preciso que o responsável pela ação crie um painel de indicadores (KPI’s).

Contratar consultores também pode ajudar na consolidação dos processos. Eles auxiliarão com técnicas, conceitos (Metodologias como OBZ, ou Controle Matricial), capacitação, além de otimizar a implantação com seu know-how técnico, eliminando possíveis vícios.

Uma vez que o setor de Recursos Humanos é responsável pela implementação do planejamento orçamentário de uma empresa, conhecer o budget e forecast pode abrir muitas possibilidades no auxílio do controle da saúde financeira da organização.

O budget determina os gastos de cada setor. Com previsões temporárias, geralmente para um ano, o capital será melhor direcionado. O forecast, por sua vez, é responsável por garantir que as propostas sejam cumpridas no período estipulado, além de fazer os ajustes pertinentes.

Budget e forecast são alguns dos métodos para o planejamento orçamentário que podem ter impacto muito positivo se definidos de forma consciente e realista de acordo com a realidade da organização.