Escrever e-mails profissionais em língua nativa já é uma tarefa muito difícil, pois é necessário conhecer as regras de formalidade, evitar quaisquer ambiguidades e ser muito claro. Então, imagine o quão difícil é escrever os e-mails profissionais em inglês, um idioma no qual você não está completamente imerso no dia a dia.
Por isso, você precisa conhecer previamente todos os detalhes do gênero textual “e-mail profissional” em língua inglesa. Afinal, não bastará que você realize mera tradução do que você está acostumado em português. As convenções serão diferentes e muitos equívocos poderão ocorrer.
Por esse motivo, resolvemos fazer um guia com algumas dicas para redigir e-mails profissionais em inglês. Para exemplificar as nossas dicas vamos, juntos, construir um e-mail fictício para o destinatário Mary Jones. Confira!
1. Inicie com uma saudação
Com as saudações, demonstramos nosso apreço e respeito pelo interlocutor. A expressão mais comum para esse fim é “Dear”, que deve ser acompanhada pelo pronome de tratamento e o sobrenome. No nosso caso, ficaria da seguinte forma:
Dear Mrs. Jones,
Para destinatários masculinos, bastaria substituir o “Mrs.” por “Mr”. Caso você não possa definir quem receberá o seu e-mail, introduza com a saudação “To whom it may concern,“.
2. Explique o motivo do e-mail
Então, é o momento de você contar para o destinatário o porquê de você ter iniciado o contato online. As expressões mais comuns são:
- I am writing because… (Escrevo porque…)
- I am writing regarding… (Escrevo a respeito…)
- As agreed, … (Conforme combinado, …)
- I am writing in regards to… (Estou escrevendo a respeito de…)
Depois disso, você simplesmente irá direto ao ponto e abordará todos os assuntos que deseja. O principal cuidado que você deve ter neste momento é a clareza.
Em uma linguagem escrita, você deve se atentar ao fato de que o interlocutor estará distante e não poderá tirar as dúvidas imediatamente com você. Com isso, podem ocorrer erros de interpretação.
Para evitar essas ocorrências, temos duas dicas bem simples:
- Vá direto ao ponto! O e-mail é um meio de comunicação expresso e o seu destinatário não se incomodará se você pedir favores e der ordens sem a devida justificativa. Caso você dê muitas voltas e fique se justificando, ele pode não entender sua mensagem e, assim, outro e-mail mais enfático será necessário para o entendimento.
- Releia o texto em busca de ambiguidades: sempre há aquele pronome que pode retomar mais de um termo ou uma palavra com sentido duplo. Dê uma conferida e elimine-os!
3. Encaminhe para o encerramento
Nesta etapa, você poderá fazer um pequeno resumo a respeito dos principais assuntos que exigem uma resposta do seu destinatário. É uma forma de garantir que haverá uma resposta a seus questionamentos.
Depois, você poderá utilizar alguma expressão de polidez para motivar a resposta da outra parte:
- Let me know if you would like to have a coffee… (Diga-me se quiser tomar um café…)
- I am looking forward to hearing from you. (Espero ouvir de você em breve.)
- If you have any questions, please, don’t hesitate to contact me. (Se tiver quaisquer dúvidas, por favor, não hesite em entrar em contato).
- Please, let me know if you need any extra information. (Por favor, avise-me se precisar de alguma informação adicional.)
Essas frases podem variar bastante de acordo com o conteúdo do seu e-mail, mas a ideia é sempre demonstrar interesse em uma resposta da pessoa e incentivar um novo contato.
4. Faça uma boa despedida
Finalmente, será o momento de se despedir do destinatário. Tudo deve ser de forma bem simples, mas deve haver um cuidado muito grande na escolha. Por exemplo, se você tiver pedido muitos favores no e-mail ou feito diversos requerimentos, então a melhor escolha será:
- Thank you, (Obrigado/a)
- Thank you for your patience and cooperation, (Obrigado/a por sua paciência e cooperação.)
- Thank you for your consideration/attention, (Obrigado/a pela consideração/atenção.)
- Thank you for your patience and understanding, (Obrigado/a por sua paciência e compreensão.)
Se o assunto for mais ameno, então você poderá se despedir com:
- Best regards, (Tudo de bom,)
- Sincerely, (Sinceramente,)
- Yours cordially, (Cordialmente,)
- Respectfully, (Respeitosamente,)
- Yours faithfully, (Atenciosamente,)
Então, para que você visualize melhor, faremos um exemplo completo e bem curto:
Dear Mrs. Jones,As agreed, I am sending you an email to remind you to send the attachments of the documents to HR. They need the files by next Wednesday, when there will be a meeting with IT staff. So, if you have any questions, please don’t hesitate to contact me.Thank you for your patience and cooperation,Mr. Smith.
5. Saiba os principais cuidados que um falante de português deve ter
Excesso de proximidade
Em português, usamos uma linguagem bem mais próxima e afetuosa para lidar com desconhecidos. Então, não utilizamos “senhor” ou “senhora” para introduzir os e-mails, nem mesmo damos importância ao uso do sobrenome.
Também, ao final, podemos acabar incluindo despedidas como “Abraços” ou “Beijos”. Isso é totalmente proibido em inglês!
Informalidade
Se você não seguir a estrutura que explicamos aqui, possivelmente correrá o risco de ser informal. Em inglês, eles se atentam bastante às formas e aos padrões de texto, então seu destinatário esperará que você os utilize. Como em português nossa linguagem de escritório é mais livre, temos dificuldade em visualizar a importância disso.
Revisão gramatical
Se em nossa língua materna já cometemos muitos erros, em língua estrangeira devemos ter cuidados redobrados. Portanto, sempre revise seus e-mails duas ou três vezes. Caso tenha dúvida a respeito de qualquer ponto, consulte a internet, um amigo ou um dicionário. Não deixe que alguns erros comprometam a sua mensagem.
Sabemos que não é fácil a tarefa de escrever um e-mail profissional em inglês. Sentimos muita insegurança quando estamos usando uma segunda língua, na qual ainda não estamos familiarizados. Porém, isso não deve se tornar um bicho de sete cabeças para você.
Seguindo nossas dicas, você certamente estará em um bom caminho e não precisará de se preocupar. O passo mais importante você já deu: assumiu que precisa de auxílio e veio parar aqui no nosso post!
Se você coordena um RH ou tem seu próprio negócio, já deve entender a importância do inglês, não é mesmo? Então, confira o nosso post sobre como o RH pode avaliar a fluência em inglês dos candidatos!
