Carreira

7 dicas de gestão de tempo para profissionais de RH

Gestão de tempo
Escrito por Fluenglish

É possível viver com menos estresse e, ao mesmo tempo, manter todas as tarefas do trabalho em dia? Se você trabalha no departamento de Recursos Humanos de uma empresa e já duvidou seriamente disso, não se preocupe: temos uma boa notícia!

A resposta que você procura pode estar na gestão de tempo, um conjunto de métodos para aproveitar melhor as horas do seu dia. Você já pensou em apostar nisso? A rotina de um departamento de RH exige eficiência e não há melhor forma de alcançá-la do que otimizando o uso das horas disponíveis.

Para isso, é importante que você e sua equipe compartilhem essa busca por uma gestão de tempo melhor. Para ajudar, separamos algumas dicas preciosas. Anote e indique para seus colegas!

1. Organize-se

Para algumas pessoas, é mais natural. Para outras, nem tanto. Porém, uma coisa é certa: a organização é de grande ajuda na gestão do tempo de qualquer pessoa.

Vale ressaltar, nesse contexto, que estamos falando da organização em um sentido amplo, desde onde você coloca a chave do carro e o horário em que sai de casa de manhã até onde guarda os documentos do trabalho.

A organização do seu ambiente e da sua rotina garante que você sempre encontre tudo o que procura e que consiga fazer mais coisas durante o dia.

Organizando, você evita perder tempo em tarefas declaradamente sem resultado, como localizar aquele contrato que deveria estar em cima da mesa. Você evita, ainda, o estresse, a ansiedade e possíveis problemas que a simples organização poderia prevenir.

2. Defina seus objetivos

Pare para pensar: quanto tempo você gasta, por dia, em tarefas que não o levam a lugar nenhum?

Muita gente negligencia esse cuidado, mas definir objetivos pode ajudar a direcionar melhor seus esforços e evitar que você invista recursos preciosos, como tempo, dinheiro ou disposição em tarefas que não trarão resultados futuros.

Avalie: o que é realmente importante alcançar hoje? Nesta semana? Na sua vida? Defina objetivos diários, semanais, mensais e em longo prazo. Organize-se como se sentir mais confortável. Na hora de escolher as tarefas a realizar, pense no que pode ajudá-lo a alcançar suas metas.

3. Estabeleça prioridades

As prioridades são nosso próximo passo depois dos objetivos. Com eles em mente, fica mais fácil escolher que tarefas são ou não importantes, quais podem ficar para depois ou até serem deixadas de lado ou sob responsabilidade de outras pessoas.

Esse senso do que é prioritário é fundamental por vários motivos: em primeiro lugar, evita que você desperdice seu tempo em coisas que poderiam ser resolvidas depois ou que nem têm solução. Em segundo lugar, ter prioridades pode ajudá-lo a manter prazos e não acumular trabalhos. Tudo isso resulta em menos correria e estresse no dia a dia.

E, aqui, há outra distinção importante: às vezes, “adotamos” as prioridades de outras pessoas. Quem nunca aceitou fazer um favor e acabou se sentindo obrigado?

Muito cuidado ao escolher as suas prioridades. Certifique-se sempre de que são, de fato, suas. Não tenha medo de negar ajuda se estiver atarefado demais. Explique a situação e se coloque à disposição quando estiver livre ou em outra oportunidade.

4. Tenha cronogramas

Cronogramas ajudam a evitar a procrastinação, já que materializam uma data final para a realização de suas tarefas. Eles também são ótimas ferramentas de organização, auxiliam na definição das prioridades, de acordo com prazos, e evitam aquela sensação de que há muito para ser feito.

Planeje suas tarefas, um passo de cada vez. Coloque-as no calendário. Qual o prazo final? O que vem antes ou depois? Quanto tempo há para cada atividade? Documente tudo, mas lembre-se de ter um cronograma flexível para lidar com os imprevistos — nosso próximo tópico!

5. Prepare-se para os imprevistos

Você pode prevenir, mas evitá-los é praticamente impossível. Por isso, a melhor estratégia é estar preparado para eles.

Mas como se preparar para o imprevisível? Uma das maneiras é flexibilizando sua agenda, sua rotina e métodos. Caso surja um problema urgente no meio da tarde, ficará mais fácil resolvê-lo se suas tarefas estiverem em dia e se houver um tempinho extra em sua agenda.

Outra forma é tentar, na medida do possível, prever o que pode dar errado nas tarefas diárias. Pode ser que um funcionário atrase a entrega de um documento, que uma reunião seja cancelada etc. Sempre tenha um plano B na manga: o que pode ser feito se o pior acontecer? Previna-se!

6. Use ferramentas de gestão de tempo

A tecnologia trouxe muitas ferramentas sensacionais para quem precisa melhorar a gestão do tempo.

Hoje, você encontra aplicativos para praticamente tudo, desde agendas ao Evernote, por exemplo, que ajuda a organizar as tarefas diárias. Também há o Dropbox, para organizar documentos, e o próprio Google Docs, que permite que você acesse planilhas e documentos criados de qualquer dispositivo.

No entanto, se você não é adepto da tecnologia para essa missão, não hesite em usar a tradicional agenda, o quadro de tarefas, entre outras opções. O importante é encontrar as ferramentas que melhor se adaptem aos seus hábitos e rotina. Além disso, não deixe de testar algumas novas — elas podem surpreendê-lo.

7. Explore a sua produtividade

Algumas pessoas “funcionam” melhor de manhã, outras à tarde, outras à noite. Algumas precisam praticar atividades físicas para se sentirem mais dispostas, outras precisam de uma soneca de 30 minutos na hora do almoço.

A produtividade envolve um bom autoconhecimento. Como você funciona? Se você sabe que sua atenção é melhor de manhã, deixe as tarefas que exigem concentração, na medida do possível, para serem realizadas nesse período.

Aproveite os momentos de energia e aprenda a lidar com os de cansaço. Existem algumas técnicas que podem ajudar quando você se sentir devagar. Uma delas é o pomodoro — você trabalha durante 25 minutos ininterruptamente e descansa por 5 minutos, fazendo algo totalmente diferente. Há, inclusive, aplicativos que ajudam a cronometrar esse tempo!

Com autoconhecimento, planejamento e trabalho em grupo, a gestão de tempo, em seu departamento de RH certamente se tornará mais do que um processo: ela será um hábito!

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