Do planejamento à execução, quem organiza eventos sabe o trabalho que dá. São inúmeros arquivos, cada qual com uma parcela do processo: listas de possíveis locais para a realização do evento, meios de divulgação, planilhas orçamentárias, público-alvo, credenciamento de participantes, checklists, resultados, etc.
Mas afinal, como concentrar tudo isso em um só lugar de forma organizada e acessível?
Para essa e muitas outras atividades, temos a tecnologia como grande aliada. Portanto, separamos as ferramentas e aplicativos mais queridos dos organizadores de eventos.
Apps e ferramentas de produtividade para eventos:
1. Evernote
Integrando conteúdos em diferentes dispositivos, o aplicativo permite que você acesse suas notas do computador no celular. Mas vamos lá, não é uma simples nota.
No Evernote é possível criar combinações de texto, imagem, áudio, vídeo, arquivos Office e até PDF. É perfeito para aqueles momentos em que você está na rua e lembrou de algum detalhe do planejamento.
Basta adicionar a informação pelo celular, que ela fica disponível também no desktop. Dessa forma, você não precisa mais ficar anotando em lembretes para depois passar a limpo.
E para facilitar ainda mais o trabalho em equipe, o aplicativo é gratuito para até três usuários, que podem integrar as informações e adicionar comentários nas notas.
2. Super Planner – Event Planning
Garantindo facilitar o controle de custos do seu evento, o Super Planner oferece diversas ferramentas para calcular detalhadamente quantidade de pessoas, alimentos e bebidas e até de funcionários a serem contratados.
Desta forma, todos os cálculos podem ser alinhados em um só lugar, proporcionando mais agilidade na concepção do seu evento. O Super Planner está disponível para os sistemas iOS e Android.
3. Eventbrite
Dedicada aos produtores e organizadores de eventos, independente do seu porte, a Eventbrite reúne todas as etapas do planejamento em um só lugar. É o seu evento no meio digital!
Permitindo ainda que você projete sua página no celular, a ferramenta possibilita que você economize tempo com as aplicações de promoção do evento, listas de convidados, acompanhamento do progresso em tempo real e garantindo o bom relacionamento com seu convidado por meio de diversas opções de pagamento (no caso de venda de ingressos), e do atendimento exclusivo que a empresa oferece.
A Eventbrite conta com uma extensão para o celular com o aplicativo Eventbrite Organizador, que permite fazer o check-in de participantes na porta do evento, além do acesso em tempo real aos relatórios, entre outras funcionalidades.
4. MindMeister
Algo que nunca sai de moda e tem altos índices de eficiência: mapas mentais. E é justamente isso que o MindMeister oferece!
De maneira visualmente simples, o aplicativo permite criar mapas mentais e promete te ajudar na organização de qualquer tipo de atividade.
Além disso, você pode acessar seus mapas de onde estiver, compartilhar com sua equipe e editá-lo simultaneamente. Então porque não organizar um evento utilizando esse recurso?
5 – Eventbase Premium
Muito utilizado em conferências, eventos corporativos e festivais, o Eventbase funciona como um guia completo e digital para eventuais consultas e buscas a respeito do seu evento.
Desempenhando o papel de “apoio”, tanto para o produtor quanto para o público do evento, o aplicativo permite disponibilizar a programação, mapas, fotos, vídeos e todas as informações úteis em uma plataforma personalizada, exclusiva e acessível pelos sistemas iOS, Android, Windows Phone e BalckBerry.
6. Trello
A grande aposta das empresas para conectar e integrar as equipes de trabalho, o Trello se apresenta como a maneira gratuita e flexível de organizar seus projetos e compartilhá-los com quantas pessoas quiser.
Com visual limpo, o aplicativo permite que você crie diversas listas e dentro delas adicione cartões com arquivos diretamente do computador, Google Drive, Dropbox e OneDrive.
A gestão de eventos torna-se ainda mais fácil, com a possibilidade de adicionar checklists, etiquetas e prazos, além de receber notificações importantes a respeito das atividades previstas.
Outra grande vantagem do aplicativo fica por conta da acessibilidade do Trello, podendo ser utilizado em todos os seus aparelhos.
7. InEvent (app)
Organizar seus eventos em uma plataforma integrada, com a possibilidade de alocá-los também em um aplicativo personalizado, é justamente o que a InEvent oferece.
Com soluções customizadas desde o briefing, a ferramenta permite que você tenha ainda mais agilidade durante todas as etapas do planejamento do seu evento.
A tecnologia mobile promete aumentar seus leads, apresentando também soluções para campanhas corporativas internas, integrações de logística e hospitalidade, e ferramentas de interação para unir seu público aos palestrantes e patrocinadores.
8. Todoist
Conhecido como um gerenciador de listas de tarefas, o Todoist é o aplicativo perfeito para qualquer projeto.
Com design simples e sem distrações, você pode definir todos os passos do evento com subprojetos e delegar tarefas a outras pessoas.
Além da sincronização em tempo real com todos os aparelhos e plataformas que você usa, outro grande benefício é a acessibilidade das listas criadas.
9. Pro Party Planner
Ideal para conferências, feiras, festas e angariações de fundos, o Pro Party Planner ajuda você a organizar seu evento sem esquecer de qualquer detalhe.
Com funcionalidades que permitem integrar a equipe por meio de distribuição de tarefas, o aplicativo ainda possibilita desenvolver e completar a lista de convidados, sincronizar informações com o Facebook e até desenhar a planta do seu evento.
10. Eventer
Mais uma ferramenta que permite gerenciar seus eventos em um só lugar, e ter um site exclusivo para cada um, o Eventer disponibiliza diversas funcionalidades para que nenhum detalhe seja esquecido.
Integrando desde o controle financeiro, até o RSVP e check-in, tanto o organizador quanto o cliente podem acompanhar o que está acontecendo em tempo real.
E para maior segurança de informações, backups para o sistema interno são feitos frequentemente.
Bons eventos!
