Dicas

Guia prático: aprenda como desenvolver gestão de conhecimento em sua empresa

Escrito por Fluenglish

Dentro de uma empresa, cada profissional e cada área contribuem com conhecimentos específicos que são essenciais para o bom funcionamento e para a competitividade do negócio.

Esses conhecimentos são os elementos mais importantes para o sucesso de uma organização e, portanto, precisam ser bem gerenciados. É por esse motivo que surgiu a área que chamamos de “gestão de conhecimento”, que se certifica de que algo tão dinâmico quanto o saber possa ser administrado, medido e compartilhado.

Como você vai ver no post de hoje, são inúmeros os benefícios de se aplicar esse conceito em uma organização. Eles vão desde não depender exclusivamente de determinados colaboradores para executar processos específicos até o aumento da produtividade e qualidade do trabalho.

Ficou curioso? Continue lendo para conhecer o conceito de gestão de conhecimento e aprender como ele pode ser aplicado no dia a dia de uma organização. Confira!

1. O conceito de gestão de conhecimento

A gestão do conhecimento é uma atividade focada em utilizar certos processos e ferramentas para facilitar a criação, transferência e aplicação do conhecimento dentro de qualquer tipo de organização.

A base da gestão de conhecimento é a comunicação ou, em outras palavras, o compartilhamento de informações. Por isso, ela pode ser desenvolvida por métodos simples. Além disso, acompanhando o desenvolvimento de todas as áreas da gestão, também já existem tecnologias específicas criadas para essa finalidade.

O principal exemplo são os Sistemas de Gestão do Conhecimento (Knowledge Management System — KMS), sistemas de TI que oferecem uma visão transversal da empresa. Assim, todos os colaboradores passam a ter acesso a informações relevantes, independente do setor em que trabalham.

Outro fato interessante é que a Gestão do Conhecimento já é considerada uma área legítima do saber desde 1991, quando foi citada por Ikujiro Nonaka em um artigo para a Harvard Business Review. Já existem, inclusive, cursos sobre esse tema nas universidades, na graduação e pós-graduação. Esses cursos geralmente envolvem matérias de gestão e administração, sistemas informatizados, ciências da informação e biblioteconomia.

2. A importância da gestão de conhecimento

Considerando todo o trabalho que já existe dentro de uma empresa, por que os gestores deveriam se preocupar com a gestão do conhecimento? Bem, nós podemos apresentar pelo menos cinco bons motivos.

O primeiro motivo é que o conhecimento é dinâmico. Ele está sempre mudando, graças ao surgimento de novas ideias e tecnologias. Portanto, é importante que haja uma forma de garantir que toda a equipe terá acesso a essas mudanças. Afinal de contas, se a equipe está desatualizada em relação ao que acontece no mercado, o negócio vai perder oportunidades e chances de inovar.

O segundo motivo é que a gestão do conhecimento permite nivelar a equipe. Se alguns colaboradores não têm informações (ou seja, conhecimentos) essenciais, o desempenho deles será, naturalmente, mais fraco. Isso também significa que os resultados do negócio, como um todo, não serão tão satisfatórios quanto poderiam ser.

O terceiro motivo é que a prática da gestão de conhecimento favorece um processo mais embasado de tomada de decisões. Quando um gestor precisa tomar uma decisão importante, informação é essencial para aumentar a chance de acertos.

O desafio está no fato de que, frequentemente, essa informação fica “presa” em outras partes da empresa e não chega até o tomador de decisão. Existem vários motivos para isso, desde o ritmo frenético de trabalho até a distância entre os níveis hierárquicos. Com a gestão de conhecimento, esse problema é superado mais facilmente.

O quarto motivo é que a gestão do conhecimento é uma forma de incentivar a cultura do aprendizado dentro das organizações. Isso está em perfeita consonância com as atividades de RH voltadas para desenvolver e reter talentos nas organizações.

Antes de pedir que seus colaboradores aprendam coisas novas fora da empresa (por exemplo, fazendo uma pós-graduação), é mais simples incentivá-los a aprender dentro dela. Certamente, existe muito conhecimento que seria útil ao trabalho deles e que está bem ali, com seus colegas.

Finalmente, o quinto motivo é que o conhecimento é um diferencial competitivo. Ao mesmo tempo em que ele é uma força da empresa, também pode ser uma fraqueza, se for mal distribuído.

Imagine que um funcionário que centraliza o conhecimento, eventualmente, se desligue da organização. O restante da equipe terá que recomeçar do zero para obter aquele conhecimento e isso vai afetar a produtividade e qualidade do trabalho em curto prazo.

Por todos esses motivos, a gestão do conhecimento já não é mais uma atividade que pode ser considerada opcional dentro das empresas. Ela é indispensável ao bom funcionamento do negócio e seus efeitos atingem toda a equipe, inclusive os próprios gestores.

Dessa forma, também, membros de todos os setores devem participar da gestão de conhecimento. Isso significa que ela não deve ser uma atividade delegada a um colaborador ou um departamento específico.

3. Os segredos para aplicar gestão de conhecimento

Para que uma empresa possa aplicar a gestão de conhecimento é preciso, antes de mais nada, considerar seus principais objetivos e também como ela poderá manter essa prática em longo prazo.

Vale a pena dizer que, como tudo mais dentro de um negócio, a gestão de conhecimento também precisa estar alinhada com a estratégia e o planejamento gerais. Sendo assim, existem alguns fatores que compõem a gestão de conhecimento. Eles são:

  • Pessoas: São eles que geram o conhecimento e que o aplicam na prática para produzir resultados e inovação. Em outras palavras, são a ponta inicial e final do processo.
  • Processos: O modo pelo qual, na prática, você facilita a geração e disseminação sistemática do conhecimento entre os colaboradores da empresa.
  • Tecnologias: As ferramentas usadas dentro dos processos de gestão de conhecimento. Não precisam, obrigatoriamente, envolver sistemas informatizados, embora seja recomendável.
  • Estrutura: A estrutura organizacional da empresa pode e deve ser flexibilizada para encorajar a troca de conhecimentos entre diferentes áreas e níveis hierárquicos.
  • Cultura: A cultura da empresa deve incorporar valores voltados ao aprendizado constante e à comunicação e troca de informações consistentes, para dar suporte à gestão de conhecimento.

Agora que você conhece os fatores essenciais da gestão de conhecimento, vejamos os passos que devem ser seguidos para a implementação dessa prática. Neste post, resumimos o processo em oito passos. Você vai notar que, como ocorre em qualquer processo de implementação, existe aqui um foco em planejamento e melhoria constante.

3.1. Estabelecer os objetivos da gestão de conhecimento

Como você já viu, existem, pelo menos, cinco motivos para implementar a gestão de conhecimento. No entanto, isso não significa que todos eles podem ser aplicados na sua empresa.

Sendo assim, você deve identificar qual problema específico sua empresa poderia resolver por meio dessa prática. Cada negócio terá um cenário diferente e, portanto, objetivos diferentes.

3.2. Preparar a cultura

Dentre os fatores que compõem a gestão de conhecimento, que nós enumeramos anteriormente, a cultura certamente é o mais importante e, ao mesmo tempo, o mais complexo. Pode ser necessário trabalhar para mudar completamente a visão e a postura dos colaboradores frente ao conhecimento que possuem ou desenvolveram.

Uma forma de fazer isso é abandonando a recompensa ao desempenho individual e trabalhando mais com a questão da performance de equipe. Dessa maneira, os colaboradores vão entender que não podem ter sucesso centralizando o conhecimento pois, se os colegas não tiverem acesso a ele para trabalhar, o resultado da equipe será fraco.

Em outras palavras, é preciso cortar o “estrelismo” dentro da empresa e encorajar a formação de verdadeiros times.

3.3. Definir os processos

Se os processos de gestão de conhecimento não forem bem definidos, os objetivos estabelecidos no primeiro passo nunca serão totalmente atingidos. Nessa etapa, não é preciso ser extremamente detalhado, já que você poderá aprimorar os processos durante os próximos passos.

Mesmo assim, é preciso traçar as linhas gerais para as seguintes práticas: criação, identificação, classificação, captura, validação, transferência, manutenção, arquivamento, metrificação e relatório de conhecimentos.

3.4. Determinar e priorizar necessidades tecnológicas

Existem diversas tecnologias que podem dar suporte à gestão de conhecimento, porém adotar todas elas não é eficaz. Em vez disso, é preciso determinar quais serão mais estratégicas em relação aos seus objetivos e, então, estabelecer a prioridade de cada uma.

É preciso tomar cuidado para não adotar uma nova tecnologia antes de verificar se aquelas que já estão disponíveis são capazes de atender suas necessidades. O maior erro, nesse passo, é tornar a gestão de conhecimento desnecessariamente complexa ou custosa.

3.5. Analisar a situação atual

Se você cumpriu os quatro passos anteriores, já tem as condições para fazer uma análise da situação atual da gestão de conhecimento na empresa. Essa análise deve envolver os elementos que enumeramos lá no começo: pessoas, processos, tecnologias, estrutura e cultura.

Por que esse passo é importante? Ele vai trazer uma noção mais apurada da distância entre o estado atual e o estado desejado, permitindo, ainda, identificar maneiras de atenuar essa distância. Essa noção é a base do “mapa” que será traçado no passo seguinte.

3.6. Criar um mapa para a implementação da gestão de conhecimento

Mesmo que você tenha uma visão clara dos benefícios da gestão de conhecimento, isso não significa que todos dentro da empresa compartilham da mesma opinião. Por outro lado, sem (1) o apoio dos líderes e (2) o capital, a implementação não pode ser bem-sucedida. Assim, certifique-se de que sua proposta conta com esses dois recursos.

Para obter tais recursos, o mapa será muito útil. Como você já viu, ele parte do estado atual da gestão de conhecimentos, mostrando os principais problemas e dificuldades, e mostra como chegar a um estado ideal desejado, apresentando as melhorias e as vantagens que serão obtidas.

Esse mapa pode apresentar uma proposta de meses ou até anos, já que os benefícios da gestão de conhecimento são ainda mais marcantes em longo prazo.

Vale a pena, ainda, mencionar que esse mapa não é definitivo. Ele pode ser atualizado e modificado para abranger novas ideias e necessidades. Além disso, pode ser aprimorado com as lições aprendidas ao longo do caminho, sobre o que funciona melhor dentro da sua empresa.

3.7. Implementação

Você já tem tudo de que precisa para começar a implementação da gestão de conhecimento. No entanto, existe um segredo nessa etapa.

É muito importante garantir que as metas de curto prazo estão sendo atingidas. Embora o efeito da gestão de conhecimento tenha muito a agregar ao longo dos anos, se não houver resultados imediatos visíveis, o projeto pode perder a relevância dentro da organização e cair na lista de prioridades.

Sendo assim, garanta que a implementação da gestão do conhecimento na sua empresa possibilite que os colaboradores e gestores sintam os benefícios da prática desde o início de suas atividades.

3.8. Medir e Aprimorar

O último passo é fazer um acompanhamento constante das práticas de gestão de conhecimento. Estabeleça métricas relevantes para determinar o sucesso do projeto e identifique pontos para melhoria. Lembre-se de que isso é um processo e, portanto, pode sempre evoluir.

Não fique desanimado se não obtiver de imediato a resposta que esperava. Afinal, mudanças que envolvem as pessoas e a cultura de uma organização exigem paciência.

Com esses oito passos, você consegue colocar no lugar uma estrutura funcional para a gestão de conhecimento. No entanto, para obter os melhores resultados, ainda temos algumas dicas adicionais.

primeira dica é elaborar uma “central de conhecimento”. Você não quer centralizar todas as informações em uma única pessoa, mas é inteligente centralizá-las em um único lugar que possa ser acessado por todos os colaboradores.

Um dos maiores problemas em gestão de conhecimento é a dispersão de informações: algumas estão em um e-mail, outras em uma conversa por chat, outras na cabeça dos funcionários, outras em um documento ao qual poucos têm acesso. Ao colocar todas juntas, você simplifica e agiliza o processo de transmissão, pois não será preciso perder tempo buscando as informações.

segunda dica é que o meio escolhido para registrar a informação deve favorecer a atualização constante. Como nós dissemos em outro ponto desse post, o conhecimento é dinâmico. As coisas mudam. Portanto, se o meio de registro for inflexível, você logo terá problemas com informações desatualizadas sendo espalhadas entre a equipe.

Esse é um dos motivos pelos quais, embora não seja obrigatório usar a tecnologia na gestão de conhecimento, ela acaba sendo muito bem-vinda. Com sistemas informatizados e a computação em nuvem, por exemplo, qualquer colaborador pode atualizar as bases de informações e, instantaneamente, todos os outros terão acesso à versão mais recente.

terceira dica é incluir a gestão do conhecimento no workflow, ou seja, no fluxo de trabalho da equipe. Estamos falando de modo literal: inclua seus procedimentos como etapas dentro do trabalho operacional e administrativo.

Se a gestão de conhecimento for vista como uma atividade separada, desconectada da rotina de trabalho, será frequentemente esquecida ou deixada para depois. Porém, se ela for mais um passo do fluxo de trabalho normal, todo o registro, pesquisa ou compartilhamento de informação será feito no momento certo, tornando o processo bem mais eficiente.

quarta e última dica é não menosprezar nenhum conhecimento dentro da empresa. Quando falamos sobre gestão do conhecimento, frequentemente pensamos em informações de alto impacto, como dados sobre o mercado ou instruções sobre o funcionamento de máquinas e sistemas.

Porém, informações bem mais simples podem ser extremamente úteis. O setor de RH, por exemplo, pode colaborar com a elaboração e disponibilização de um perfil de cada funcionário, o que vai ajudar a equipe a se conhecer melhor e organizar o trabalho de modo mais eficiente.

É por isso que todos os colaboradores devem participar da gestão de conhecimento. Certamente, cada um deles terá algo a acrescentar que pode ajudar a melhorar a rotina de todos membros de uma organização.

4. O impacto do incentivo do inglês no mundo corporativo

O incentivo ao inglês no mundo corporativo tem muitas vantagens e seu impacto é amplo. Poderíamos, por exemplo, falar sobre como ele abre portas para negociações em novos mercados. No entanto, nosso foco será na relação entre o inglês e a gestão de conhecimento dentro das empresas.

Como já vimos, esse processo começa pela criação de conhecimento. E, nessa etapa, ter acesso a várias fontes de informação ajuda muito. Graças à internet, está cada vez mais fácil encontrar informações sobre qualquer assunto.

No entanto, existe um detalhe importante: a maioria das fontes (e, muitas vezes, as fontes mais confiáveis) não estão em português. Em vez disso, para garantir que essas informações atinjam o máximo de pessoas, elas são escritas em um dos idiomas mais falados no mundo todo — o inglês.

Por esse motivo, para trazer novos conhecimentos para dentro da empresa, é importante que os colaboradores sejam capazes, no mínimo, de compreender bem o inglês escrito. Outras competências, como a fala, também são válidas por motivos distintos. Mas vamos focar na questão da gestão de conhecimento, por enquanto.

Você pode estar questionando se é mesmo necessário incentivar o inglês dentro da sua empresa. Nesse âmbito, as duas principais objeções são:

  • Basta ter um ou dois colaboradores que saibam inglês;

  • Mesmo sem saber inglês, existem ferramentas tecnológicas que possibilitam o acesso a informações nesse idioma.

Entenda porque as duas estão incorretas: a primeira objeção vai contra tudo o que nós vimos sobre a gestão de conhecimento até aqui. Esse conceito visa distribuir o acesso à informação igualmente entre toda a equipe.

Se apenas um ou dois funcionários souberem inglês, eles vão centralizar esse conhecimento, tornando os demais dependentes. Quando esses funcionários não estiverem na empresa, quem vai ter a autonomia para buscar as informações?

Em relação à segunda objeção, até podemos dizer que, realmente, existem boas ferramentas disponíveis, como tradutores online. Dentro de um cenário em que os colaboradores só precisem ler textos em inglês (e não falar ou escrever, por exemplo), essas ferramentas podem ajudar.

O problema maior, nesse caso, é o seguinte: embora essas ferramentas estejam evoluindo, elas não são perfeitas. Elas cometem alguns erros bastante grosseiros, especialmente em relação a conteúdos mais técnicos. E, se a sua equipe não sabe inglês, ela não poderá fazer uma análise crítica do que esses tradutores estão apresentando, sendo forçados a acreditar cegamente.

Nesse contexto, vale ressaltar um ponto: se tem algo pior do que a falta de informação em uma empresa, é a disseminação de informações incorretas.

Ela pode levar os gestores a tomar decisões embasadas em pressupostos errados, prejudicando o negócio. Esse é o risco ao qual uma empresa se expõe, quando decide confiar apenas em ferramentas tecnológicas, em vez de incentivar o inglês entre os colaboradores.

Já vimos que as duas objeções mais comuns estão erradas. Que ações devem ser tomadas, então?

A primeira é incentivar os colaboradores atuais a aprender inglês. Exponha a eles quais são os motivos por trás disso. Reforce o fato de que a necessidade não está limitada apenas à questão da gestão de conhecimento. Afinal, se a empresa será beneficiada, os próprios colaboradores também vão ganhar uma vantagem no mercado de trabalho.

Nesse contexto, implementar um curso de inglês para empresas pode ajudar. Assim, aqueles colaboradores que não teriam condições (ou proatividade) para buscar um curso regular poderão aprender o idioma sem os principais obstáculos, que costumam ser tempo e dinheiro. As aulas podem ser na própria empresa e, conforme a situação, até mesmo durante as horas de serviço.

A segunda ação é incorporar o inglês como um requisito nas próximas contratações. Se a gestão de conhecimento é uma preocupação da empresa, faz todo sentido que o processo de recrutamento e seleção esteja alinhado com essa prática. Portanto, busque profissionais que poderão colaborar com ela.

Dentro dessa postura, um ponto-chave é o alinhamento do RH com as demais lideranças da empresa. O gestor de recursos humanos precisa saber como a gestão de conhecimento faz parte do cotidiano de cada setor para desenvolver, dentro do processo de recrutamento e seleção, métodos inteligentes de avaliar o candidato. Isso inclui o estabelecimento dos requisitos de habilidades em inglês, como certificados de fluência.

É claro que, para que essas posturas tenham efeito, será preciso ter uma forma eficaz de avaliar a fluência em inglês, tanto dos funcionários atuais quanto dos novos candidatos. Tenha em mente que essa avaliação vai trazer mais segurança para a empresa, além de servir como incentivo indireto ao aprendizado do inglês.

5. Conclusão

Neste post, falamos sobre o papel da gestão de conhecimento dentro das organizações e o papel do inglês nesse processo. Você viu que, para que a empresa possa obter uma vantagem competitiva mais sólida, o acesso de toda a equipe a informações relevantes e o compartilhamento interno dessas informações são indispensáveis.

Além disso, fornecemos dicas valiosas sobre como montar o mapa de implementação desse conceito na sua organização, desde o planejamento geral até a mensuração dos resultados.

Agora, nós queremos saber: sua empresa já adota a gestão de conhecimento? Existe alinhamento do RH com esse objetivo organizacional? Existe uma preocupação com essa questão na hora de efetuar novas contratações? Compartilhe sua experiência com a gente e com outros leitores deixando um comentário!

1 comentário

Deixar comentário.

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.

Quer saber mais sobre as novidades em RH?Inscreva-se em nossa newsletter