O guia definitivo para ter sucesso em uma reunião em inglês

Dominar a língua inglesa, nos tempos atuais, deixou de ser um diferencial e passou a ser fator indispensável. Sendo o idioma universal para as relações comerciais e para o diálogo entre povos linguisticamente distintos, é certo dizer que não basta apenas conhecê-lo, é necessário realizar uma comunicação fluente, eficaz e de alto nível em inglês. O inglês para negócios é ainda mais essencial, pois, com a globalização, as empresas estão totalmente sem fronteiras.

Além disso, os cursos e os principais teóricos sobre administração moderna e inovação corporativa publicam obras e artigos em inglês, as palestras excelentes de organizações renomadas, como as realizadas pelo TEDx, são ministradas em inglês e as grandes negociações e apresentações importantes são feitas em reuniões presenciais ou à distância, também em inglês.

E é por este último motivo que elaboramos o guia definitivo para ter sucesso em uma reunião em inglês. Neste e-book, você vai saber desde como agendá-la até como fazer um encerramento educado e objetivo sem se esquecer de nenhuma etapa.

Também abordamos algumas gafes mais comuns e dicas sobre como planejar uma apresentação bem-feita, clara e eficaz.

Enfim, aqui está um roteiro completo para você arrasar em sua próxima reunião.

Preparado? Então, leia agora mesmo o nosso manual e faça dos próximos encontros em inglês ótimas oportunidades para fechar contratos e acordos.

Além disso, aproveite o conhecimento para a conquista de muitos aprendizados e do tão sonhado crescimento na carreira!

1. A importância do inglês para negócios

No mundo dos negócios, para a maioria das companhias, é indiferente a localização da empresa e a origem de seus empregados. Não há nenhum empecilho para contratar fornecedores de outros países e vender produtos ou serviços para pessoas ou empresas de qualquer nação e pouco interessa a nacionalidade dos profissionais. Por isso, a fluência em inglês é imprescindível.

Além disso, o número de não nativos já superou o de nativos. O que quer dizer que há mais franceses, alemães, italianos, brasileiros, portugueses e pessoas de inúmeros outros povos que não possuem o inglês como língua materna falando inglês do que indivíduos de nações que têm esse idioma como língua oficial. Estima-se que haja mais de 508 milhões de fluentes em inglês no mundo todo. Mais um motivo forte para você também ser fluente no idioma.

Mas o que é ter fluência em uma língua estrangeira? Profissionais fluentes em inglês sabem se comunicar com clareza, negociar e questionar, conhecem diferentes sotaques e expressões, sabem expor ideias e convencer outras pessoas e, também por conta disso, possuem ou conquistam os maiores salários e as melhores oportunidades de trabalho. Incluem-se, aí, excelentes promoções e reconhecimentos de carreira.

Para alcançar esse nível de conhecimento da língua, não basta saber, é preciso nunca parar de estudar, manter-se em contato com o idioma o máximo possível e se preparar para utilizar o inglês corporativamente, em diversas situações, o que requer ler, ouvir, escrever e falar com fluência.

A seguir, veja algumas atitudes importantes para o aprendizado: 

• Aprenda o vocabulário de negócios, sem se esquecer dos termos específicos do seu segmento de atuação ou do setor de sua empresa (por exemplo, se você for um profissional de RH em uma indústria farmacêutica, estude mais detalhadamente os termos relacionados à gestão de pessoas, RH, saúde e farmacêutica em geral);
• Estude as nomenclaturas dos cargos da companhia em que você atua, inclusive em outros países, principalmente caso não sejam padronizados (porque variam de empresa para empresa, por mais comuns que alguns sejam a todas as organizações);
• Treine para se apresentar com confiança e segurança;
• Exercite-se para defender diversos pontos de vista;
• Saiba discordar com cortesia, debater com classe e convencer;
• Aprenda a realizar reuniões objetivas e eficientes;
• Saiba apresentar todo o seu potencial enquanto profissional em uma entrevista de emprego, assim como você deve saber conduzir uma enquanto entrevistador;
• Conheça como montar e como avaliar uma carta de apresentação benfeita;
• Consiga definir e propor posições.

Por fim, conquistando uma boa fluência, é possível posicionar-se como um profissional estratégico que toma as decisões mais acertadas e as apresenta em inglês para pessoas provenientes de qualquer país, tudo isso com firmeza e convicção.

2. Aprenda como se preparar para a reunião

Apresentamos, abaixo, o passo a passo para você organizar um encontro produtivo e ter muito sucesso. Ao ler os próximos tópicos, você vai saber como:

• Agendar uma reunião;
• Abordar a pauta e discuti-la eficazmente;
• Organizar as perguntas e interrupções para que o melhor delas seja absorvido;
• Solicitar maior clareza das pronúncias;
• Realizar sessões eficientes de feedback;
• Finalizar a reunião com qualidade.

2.1 Início

O preparo de uma reunião, independentemente do idioma, é fundamental para que o encontro seja organizado e sua execução não comprometa a produtividade dos participantes.

É importante que o e-mail de convite para o encontro esclareça qual será a pauta abordada, o que se espera de cada convidado, quem são os componentes (é importante chamar apenas quem for necessário) e qual o horário de início e fim do evento.

É de bom tom que o encontro não seja muito longo, que cada um tenha tempo para expor suas ideias, que se mantenha o foco na pauta preestabelecida e que os próximos passos sejam apresentados ao fim da reunião.

Atente-se para o horário escolhido para o evento, ainda mais se você for convidar profissionais que estejam em outras localidades para acompanha-la via Skype ou conference call. Nesse caso, é preciso conferir a melhor hora para todos, nos diferentes fusos horários, no do Brasil e nos dos países dos convidados. Se você quiser ter sucesso quanto ao número de participantes, a escolha da hora é primordial.

No nosso país, é interessante evitar que a reunião seja realizada próxima do horário final ou ultrapassando a hora de encerramento da jornada de trabalho, mas isso é apenas uma recomendação, não uma regra. É um costume brasileiro, mas que pode comprometer a qualidade da reunião.

Em uma reunião em inglês, não se esqueça dos principais cumprimentos e de mostrar quem são todos os participantes ou convidá-los para fazer uma breve introdução pessoal.

2.2 Apresentação da pauta

O roteiro da reunião pode ser encaminhado para os convidados por e-mail para que a discussão já se inicie com todos as pessoas convidadas ‘na mesma página’, com o mesmo nível de ciência dos temas que serão debatidos. Ou, ao menos, envie um resumo da pauta.

Outra opção é que, assim que o encontro for iniciado e os cumprimentos já tiverem sido realizados e as apresentações de cada participante também, seja exposta, com agilidade e clareza, a pauta debatida naquele encontro. Se der, entregue o roteiro por escrito para todos os presentes acompanharem a discussão.

Se você foi convidado para uma reunião e nenhum roteiro chegou até as suas mãos, responda ao convite perguntando qual será a pauta abordada. Na etiqueta corporativa, é recomendado que cada participante tenha conhecimento dos assuntos que serão abordados e leve contribuições. Mas fica a critério do organizador fazer isso ou não.

O mais aconselhável é que essa etapa seja feita no início do encontro, lendo-se o resumo dos tópicos do roteiro para todos. É indicado que os pontos a serem abordados sejam apresentados de forma clara e direta, com o sotaque mais neutralizado possível, pronunciando as palavras com clareza, em velocidade nem devagar, nem rápida demais, na medida.

2.3 Discussão em pauta

Se você for o líder que conduzirá a reunião, comece a discussão e peça a palavra de cada um, no melhor momento. Também é importante que você ou outro participante controle o tempo de fala de todos os demais. É essencial que cada locutor seja objetivo e direto para que seja uma discussão rica em ideias, de qualidade elevada e sem riscos de se afastar do assunto principal.

Para saber se todos estão a par do que será abordado, pergunte: Did everybody get the agenda? – Podemos interpretar como: “Todos receberam a pauta?”.

Uma boa ferramenta para conduzir o encontro, sem fugir do roteiro, é preparar uma apresentação, em PowerPoint, Keynote, Prezi, ou algum outro programa. Também é fundamental estudar o assunto, principalmente o vocabulário em inglês e termos técnicos, se houver. Treine para explicar a mesma coisa com outras palavras: é muito comum, em reuniões em inglês, algum participante pedir para esclarecer o que foi dito, mais de uma vez.

Observe algumas dicas para obter sucesso ao apresentar uma pauta durante uma reunião:

• Leia muito (e sempre) sobre o assunto do seu trabalho;
• Elabore slides atraentes e apresente vídeos emocionantes que você saiba explicar e linkar sutilmente aos temas que está abordando (lembre-se: o visual é importante, mas não é tudo; estude e mostre o quanto o seu grau de conhecimento é elevado);
• Concentre-se no que está dizendo, desligue-se de qualquer coisa que possa te distrair: redes sociais, notificações ou ligações do celular, mensagens de Whatsapp, interrupções de terceiros na sala;
• Com alguns dias de antecedência, treine, em casa ou durante alguma aula, a sua apresentação. Atente-se para o conteúdo técnico e para a sua pronúncia. Repita a sua fala para um nativo ou alguém que seja fluente e/ou esteja num nível de inglês superior ao seu, peça o feedback sincero, pergunte o que pode ser aprimorado e o que faltou, questione quais são os pontos altos;
• Grave a sua apresentação, principalmente o que você diz, e repita até sair do jeito que deseja;
• Pesquise quem serão seus convidados. Nesse caso, estudar o seu público também fará diferença. Informações básicas, como cargos e nacionalidades, já podem te nortear melhor. Apresente os produtos, serviços e/ou ideias que mais tenham a ver com seus convidados;
• Horas antes da reunião, procure relaxar, meditar, ouvir músicas que acalmam (no começo, é natural sentir insegurança);
• Não perca o ritmo da sua apresentação, evite falar tudo no mesmo tom (seja alto ou baixo), enfatize o que quer destacar, utilize pausas de suspense para surpreender. Fuja da monotonia: quebre-a questionando os presentes ou contando um caso de sucesso interessante, com exemplos reais;
• Não utilize gírias, palavras de baixo calão ou vocabulário preconceituoso — procure elevar o nível da linguagem;
• Preste atenção se você não tem vícios de linguagem, usando, muitas vezes, marcadores conversacionais, como “well”, “I think”, entre outros. Isso pode irritar os expectadores ou fazer com que eles se atentem mais para isso do que para o conteúdo abordado em si;
• Tenha confiança e fique calmo: você estudou a pauta. Talvez, na sala, ninguém melhor que você pode apresentá-la e debatê-la. Procure ser firme (sem ser esnobe ou rude) e não gaguejar e nem titubear;
• Errou? Peça desculpas e tente novamente;
• Resuma a pauta discutida ao fim da reunião, em duas ou três frases, e já apresente as próximas etapas (se houver).

2.4 Perguntas e interrupções

A reunião pode seguir diversos formatos, como apresentação dos tópicos e perguntas somente ao final, ou questionamentos e discussões ao longo de cada tema debatido. Esta última opção torna o encontro mais interativo, diminui a sensação de monólogo e amplia o diálogo entre os participantes.

Por outro lado, nesse formato, a discussão pode se tornar bastante empolgante, aumentando as chances de fugir da pauta e/ou de estender demais o papo. É necessário um bom mediador para que o encontro seja de qualidade e realizado dentro do prazo planejado.

Prepare-se para ouvir perguntas e interrupções de pessoas que não concordam com o seu ponto de vista. Saiba como convencê-las ou pense como enriquecer a discussão somando outras ideias e opiniões.

Se você for apenas um convidado, pesquise perguntas inteligentes que possam acrescentar conteúdos para o debate. Mostre que você sabe do que está falando e por que sua dúvida ou seus questionamentos devem ser respeitados. Evite falar demais e interromper as pessoas.

2.5 Falta de clareza nas pronúncias

Treine os seus ouvidos, pratique o listening e escute pessoas de diferentes origens debatendo temas que serão discutidos na reunião. Para esse tipo de exercício, muitas são as possibilidades: podcasts, filmes sobre o assunto, palestras e canais do YouTube.

Caso você seja um participante e não compreenda o que está sendo falado por alguém, peça a palavra e, com cortesia, solicite que se repita o que foi dito, que o interlocutor fale mais devagar (caso o problema tenha sido a velocidade da fala), ou peça mais exemplos para entender do que se trata. A expressão a ser utilizada nesse caso é “Can you explain me this in any other way?“.

Caso você não entenda alguns termos ou frases, anote-os e, depois da reunião, pesquise-os em um dicionário. Vale uma conversa com algum amigo de nível superior ao seu ou alguém que seja nativo para saber do que se trata, se é comum utilizar um vocábulo ou um phrasal verb.

Foque no todo e ignore detalhes. Por mais repetitivo que pareça, não se preocupe em saber e interpretar palavra por palavra, cada expressão. Quando você se desapegar e procurar entender o contexto, vai ser menos complicado para o seu listening fluir e a sua oralidade deslanchar.

Esteja preparado também para você ter que repetir o que disse, melhorando a sua própria pronúncia ou encontrando outros vocábulos sinônimos. Não se preocupe. Isso é normal entre participantes de diferentes nacionalidades, principalmente se a reunião for por conferência telefônica ou via Skype. A qualidade da transmissão e a falta do olho no olho dificultam um pouco mais a interpretação da pronúncia.

2.6 Feedbacks

Sessões de feedback pressupõem falar e ouvir, ou seja, dar e receber feedback. É importante estar disposto a expor a avaliação, sem juízo de valor, sem julgamentos, com foco em fatos e dando espaço para a pessoa expor o ponto de vista dela.

Também é fundamental apontar os pontos fortes e fracos de modo objetivo e verdadeiro, com base em atitudes e comportamentos, deixando de lado impressões pessoais, rótulos ou conceitos preconcebidos.

Seja específico e evite termos vagos como ‘sempre’, ‘nunca’, ‘algumas vezes’. Procure falar de algo que desagradou, em vez de dizer que foi a pessoa que o desapontou: por exemplo, se você for um chef que precisa dar um feedback para os seus auxiliares de cozinha, prefira dizer “The food is oily” (A comida está oleosa) a “You are a bad cook” (Você é um mau cozinheiro.) Lembre-se de exemplificar com precisão, mencionando algum dia em que a comida estava desse modo e como os clientes reagiram. Ou, então, comente o que você teve que fazer para que os clientes não recebessem o prato daquela maneira.

Ao mesmo tempo, dê espaço para o profissional explicar a sua versão e também peça para ele dar feedback a você sobre a sua atuação enquanto chef. Se for recorrente que os pratos apresentam erros, enumere os equívocos, relembre quais trabalhos ele faz corretamente e como pode aplicar esse conhecimento para reverter seus defeitos.

E lembre-se: sessões de feedback não são necessárias apenas quando há pontos a melhorar, pois também é importante realizá-las para enfatizar pontos fortes dos membros da equipe que podem ser replicados pelos demais.

2.7 Encerramentos

Ao encerrar a reunião, apresente as conclusões e os próximos passos, sem se esquecer de quais são as responsabilidades de cada um. Caso tenha sido um encontro longo, de até uma hora de duração ou mais, resuma os principais pontos debatidos e exponha qual o resultado do encontro.

Lembre-se dos cumprimentos finais, de agradecer a presença (e contribuição) de todos e de deixar em aberto o convite para as próximas reuniões, caso seja necessário. As palavras finais podem ser as mais lembradas posteriormente, portanto, não se esqueça delas!

3. As gafes que você deve evitar na reunião

Quando aprendemos um idioma, devemos manter os estudos para continuarmos nos aperfeiçoando. Mesmo fluentes, podemos nos enganar com a pronúncia, com sotaques diferentes, expressões desconhecidas e falsos cognatos.

Em uma reunião, caso o que foi dito não seja entendido, é sempre importante pedir para que o falante repita com outras palavras ou explique mais devagar. É melhor pecar por ser repetitivo do que cometer alguma gafe, nos negócios, porque falta de compreensão.

Por mais que você domine o idioma, siga estas dicas para não cometer erros:

• Estude o vocabulário próprio da sua empresa e do mercado internacional. Leia artigos, revistas e conteúdos da própria companhia. É normal pessoas de nível avançado patinarem nas primeiras reuniões corporativas em inglês, portanto, combata o seu medo e a vergonha e procure falar o que sabe. Para evoluir, treine e aumente as suas participações;
• Atente-se para os tempos verbais. Também é natural que o nervosismo faça com que fluentes cometam erros primários quanto ao uso dos pronomes, preposições e tempos verbais. Caso perceba o seu equívoco, desculpe-se e repita o certo. Se você se der conta só depois que a reunião acabar, bola para frente: que sirva de lição e para a falha não acontecer novamente;
• Pesquise os vocábulos com pronúncia semelhante e significados completamente diferentes. Examine os principais e se resguarde para não se tornar vítima das semelhanças;
• Evite traduzir ao pé da letra. Pense em inglês e esqueça o português. Muitas expressões não farão nenhum sentido, e você ficará muito mais propício para cair nas pegadinhas. Pratique. Leia livros. Assista a filmes. Por exemplo: “sensible” não é “sensível” (sensitive), mas “sensato”; “actually” não significa “atualmente” (currently, nowadays), e, sim, “na verdade”; “brave” é “corajoso”, e não “bravo” (mad). Enfim, a lista é imensa, e apenas com muito estudo e bastante prática, passamos a assimilar o vocabulário de forma natural em nosso dia a dia.

Além disso, no mundo corporativo, é importante estudar aspectos culturais também, como cumprimentos mais comuns no local de origem dos seus interlocutores e gestos e atos a evitar no país deles. Evite a informalidade nos negócios: na dúvida, melhor ser mais neutro e formal. Nada de “hugs” e “kisses” ao fim dos e-mails, prefira “best regards” (saudações).

Conclusão

Agora que você já tem em mãos este manual definitivo para planejar uma reunião produtiva em inglês e realizá-la com sucesso total, mãos à obra: coloque as dicas em prática e colha os frutos da sua dedicação e dos seus estudos.

Para a próxima reunião, você já sabe: organização e preparação são fundamentais para que o encontro saia conforme o esperado. E apenas a prática, ou seja, um grande número de encontros em inglês, permitirá que você melhore cada vez mais.

Enfim, o nosso objetivo é te ajudar a se sair bem e a te motivar a nunca parar os estudos de inglês, por mais fluente que você seja. Continuar o contato com a língua, por meio de filmes e textos, pela prática da pronúncia com nativos, estudos dos diferentes sotaques e novas expressões todos os dias, fará de você um profissional brilhante, muito acima da média.

E agora, depois desta leitura, como você avalia a sua atuação em reuniões? Deixe um comentário compartilhando a sua experiência e amplie o debate sobre a importância do inglês para negócios!