Carreira

Você sabe calcular o custo de uma má contratação? Descubra!

Escrito por Fluenglish

Todo processo seletivo demanda uma série de recursos que, muitas vezes, são deixados de lado quando se contabiliza o custo de contratação. Resgatando rapidamente esses recursos, temos: definição da vaga e das atribuições, provisão de recursos para a contratação, divulgação da oportunidade, tempo para recebimento e análise de currículos, entrevistas, testes específicos e, finalmente, a contratação.

Após a contratação, a empresa investe em treinamentos, na integração do novo funcionário à cultura organizacional, na compra de equipamentos de trabalho, no ambiente em que esse funcionário trabalhará, em uniformes, dispositivos móveis e outros apetrechos. Em suma, faz uma aposta alta, tanto em expectativas quanto em investimento financeiro.

E quando todo esse esforço vai por água abaixo, o que fazer? Você sabe calcular o custo de uma má contratação na sua empresa? É o que você vai aprender hoje!

Entenda a matemática de uma má contratação

Diante do cenário que acabamos de mencionar, sua curiosidade já deve ter despertado para o fato de que errar numa contratação pode ser bastante prejudicial para qualquer empresa. E tem gente que já andou pesquisando a respeito: segundo o Brandon Hall Group, 95% das empresas admitem fazer más contratações e 30% delas não têm ideia de quanto isso pode custar ao fluxo de caixa.

As falhas que levam a um custo de contratação elevado começam com o planejamento interno e se estendem até o período de experiência do funcionário, que acaba demitido ao final. Veja:

Definição a vaga

Quando determinado setor avisa à gestão de pessoas que precisa abrir uma nova vaga, ele simplesmente transfere a responsabilidade de uma boa contratação para o time de recrutamento, o que é um enorme equívoco.

No momento de definir a posição, é preciso realizar um trabalho em equipe: o gestor da área demandante vai dizer qual é o perfil de profissional a ser contratado, quais serão as atribuições do novo funcionário, quais competências são necessárias para desenvolver as atividades, qual é o regime de contratação requerido (tempo integral, parcial, temporário ou fixo). O time do RH fará as anotações devidas para poder trabalhar na busca dos melhores candidatos, analisando ponto por ponto.

Se não há esse alinhamento prévio, a equipe do RH vai se basear nas descrições genéricas do mercado, considerando o que outras empresas estão pedindo como atribuições para o mesmo cargo — o que, na maioria das vezes, não atende às necessidades específicas da sua empresa. A consequência é que o processo seletivo já começa equivocado.

Divulgação da vaga

Para economizar no processo seletivo, muitas empresas optam por buscar sites gratuitos de divulgação de vagas, esquecendo-se de verificar se o perfil de candidato que buscam está presente nestas plataformas.

Por exemplo, você buscaria um novo executivo de contas para sua empresa num site onde são divulgadas vagas para produção? É uma questão de segmentar os canais e definir sua estratégia para atrair os melhores talentos, o que afeta diretamente na qualidade dos candidatos que você receberá para a entrevista.

Por mais que você não gaste dinheiro com a divulgação, estará dedicando tempo e esforços para uma iniciativa que trará pouco — ou nenhum — resultado.

Entrevista

O estudo do Brandon Hall Group revelou que 69% das empresas têm problemas no processo de entrevista, ocasionando más contratações. A falta de processos bem definidos e critérios para a seleção (que deveriam ser alinhados na definição da vaga) fazem com que a empresa acabe contratando profissionais com perfil incompatível com a organização.

Se sua empresa precisa de um profissional com inglês fluente, por exemplo, deveria ter um profissional com esta competência participando da entrevista. Não precisa ser o recrutador em si, mas alguém que possa bater um papo em inglês com cada candidato para atestar o nível de conhecimento sobre o idioma. Obviamente, além do exame oral, a empresa deveria aplicar testes específicos, para avaliar também a escrita e leitura.

Ter um checklist de perguntas a serem feitas, corroborar informações que estão no currículo, tirar dúvidas sobre datas, cargos e atribuições, tudo isso deve ser pensado antes de estar frente a frente com os candidatos, para melhor aproveitar o processo seletivo e assim ter mais segurança no momento da contratação.

Integração e treinamento

Processo seletivo terminado, funcionário contratado. É hora de fazer com que essa pessoa conheça a empresa, os colegas, as atividades que desenvolverá e as responsabilidades que terá. Você irá treiná-lo, dedicará as primeiras semanas a acompanhá-lo para explicar o funcionamento da empresa e, na medida do possível, definirá um mentor para orientar o novo colaborador.

Percebe quantas pessoas envolvidas no processo de contratação? Todo o tempo dedicado a esse novo membro do time é tempo que vocês não estão dedicando a outras tarefas, tão ou mais importantes. Significa que outros resultados estão deixando de ser alcançados. E tudo isso tem um custo financeiro, como você deve saber.

Demissão

Depois de todo esse processo, o novo funcionário não se adapta à cultura da empresa, surgem alguns problemas, como falta de produtividade, desânimo e queda da performance, não só dele como da equipe, que está se sentindo incomodada com a situação. E aí vem a contabilização dos custos de uma má contratação:

  • Tempo de planejamento da vaga;
  • Tempo e custo da divulgação da vaga;
  • Entrevistas;
  • Testes específicos;
  • Exame admissional;
  • Integração;
  • Treinamento;
  • Salários até a demissão;
  • Proporcional de férias e 13º salário;
  • FGTS do período trabalhado;
  • Multa de 40% sobre o FGTS;
  • Comissões (se houver);
  • Benefícios que foram pagos;
  • Entre outros.

Estudos apontam que uma má contratação pode custar três vezes o valor do salário de um profissional. O site MindFlash fez um levantamento que aponta que 41% das empresas gastam, em média, 25 mil dólares em más contratações anualmente. 25% delas gastam 50 mil dólares. E você, já fez as contas de quanto está desperdiçando?

Revise seus processos

Esperamos que você tenha tirado um tempo para calcular, mesmo que globalmente, os custos de contratação da sua empresa. Se não fez isso agora, pode fazer depois. De qualquer maneira, o que você perceberá é que existem gaps no processo de seleção que levam à contratação de um profissional pouco adequado ao que a empresa espera ou pode oferecer.

A solução ao problema é uma só: rever todo o seu processo seletivo e identificar onde ele pode ser melhorado. Então, vamos rever etapa por etapa, dando dicas de como aprimorar sua atuação em cada uma delas:

Definição da vaga

Quando receber um pedido de contratação, seja qual for o setor, faça uma reunião com o gestor da área e peça o máximo de informações possível a respeito das atividades que serão desenvolvidas. Muitas vezes o gestor quer um engenheiro quando um analista pode realizar o trabalho, ou vice-versa.

É papel do RH orientar o gestor da vaga quanto a média salarial, jornada de trabalho, possibilidade de contratação efetiva, limitações da empresa ou até mesmo da ocupação que o futuro funcionário assumirá.

Aproveite esse momento para determinar também como será o processo seletivo, quantas fases ele terá, quais serão os exames aplicados, perguntas feitas, critérios de exclusão, entre outros detalhes que podem aumentar a velocidade da escolha.

Fazer essa troca de informações é fundamental para alinhar as expectativas e otimizar o tempo na busca por um profissional que efetivamente ficará na empresa e contribuirá para os resultados.

Divulgação da oportunidade

Com o perfil do profissional desejado em mãos, você deve começar a selecionar os canais de divulgação. Seja objetivo nesse momento: defina poucos, mas relevantes, meios de buscar o profissional desejado.

Atualmente é bastante fácil encontrar profissionais nas redes sociais, a partir de buscas segmentadas e por palavras-chave. Dedique algum tempo para fazer essa busca no LinkedIn ou no Bebee.

Partir para plataformas de recrutamento e seleção de profissionais é outra opção, mas considere sempre o perfil de profissional que está cadastrado nesses sites. Se a oferta de currículos for boa, ótimo. Vá em frente e divulgue sua vaga.

Caso sua contratação seja para o staff da organização, a estratégia de divulgação deve ser outra. O LinkedIn pode ajudar, mas um headhunter pode ser bem mais efetivo na busca pelo profissional ideal.

Entrevista

Algumas empresas fazem a entrevista primeiro, enquanto outras preferem eliminar os candidatos em etapas anteriores, como testes psicológicos ou de competências específicas. Isso fica a seu critério, mas saiba que as empresas estão cada vez mais contratando pelo comportamento, não pelo conhecimento técnico. A justificativa para essa postura é simples: o conhecimento técnico pode ser aprendido, os comportamentos raramente mudam ou demoram muito a mudar.

Independentemente disso, no momento da entrevista, prefira ter mais de um entrevistador, visando dinamizar a conversa com o candidato e também diversificar a abordagem. O ideal é que o gestor da vaga ou um profissional sênior da área participe para averiguar as competências específicas do entrevistado.

Leve o seu checklist de perguntas, tenha o currículo do candidato à mão e procure focar no que é realmente relevante para a colocação. Saber se o funcionário torce para determinado time de futebol ou se gosta de cozinhar não vai afetar o desempenho dele no trabalho.

O intuito é aproveitar ao máximo esse tempo para conhecer melhor o profissional, suas realizações e pretensões futuras. Também é o momento de dizer quais são as expectativas da empresa em relação ao candidato e como ela recompensará o bom trabalho desempenhado por ele, caso seja aceito.

Integração e treinamento

Revisto o processo seletivo, você também deve analisar a inserção do novo funcionário na empresa. Um ambiente novo, com novas atribuições e responsabilidades, requer um acompanhamento para que o profissional ganhe segurança e se torne proativo.

Organizações que não possuem um programa de integração de funcionários devem desenvolver um método para fazer com que ele conheça a empresa, os colegas de trabalho e o negócio por completo. Definir um mentor, uma pessoa que seja o guia desse novo profissional durante os primeiros meses, pode ser o diferencial que falta para uma boa adaptação.

Treinar novos funcionários também é uma responsabilidade da empresa, que deve ser defendida pelo RH. Por mais que o candidato contratado tenha anos de experiência no mesmo segmento ou função, cada empresa tem suas particularidades.

Tais treinamentos podem ser presenciais ou online, ministrados interna ou externamente, como a organização preferir. Mas tenha em mente que colocar a pessoa para realizar horas extras logo de início, visando promover os treinamentos fora do horário de trabalho, pode impactar negativamente a imagem da empresa. Prefira sempre inserir estas atividades durante o expediente.

Avaliação constante

O período de experiência serve para que a empresa avalie o candidato e também para que o candidato avalie a empresa. Toda relação trabalhista é uma troca, que deve sempre resultar numa relação ganha-ganha.

Durante o período de experiência, monitore o desempenho do novo funcionário, verifique se ele está se adaptando ao ambiente, se está sentindo dificuldades, se precisa de algo a mais para desenvolver suas atividades.

Boa parte das empresas esquece desse processo e vai avaliar o candidato somente depois de três meses, quando ele já passou por todas as dificuldades possíveis sozinho, se desencantou com a empresa e está só no aguardo da dispensa. Esse tipo de conduta por parte da organização pode levar à perda de grandes talentos.

Um bom relacionamento inicial é fundamental para que o funcionário se sinta amparado e busque ajuda quando necessitar. Saber ouvir feedbacks é uma competência que todo profissional de gestão de pessoas deve ter, buscando sempre a imparcialidade para atuar de forma justa e construtiva.

Caso não seja possível dar continuidade à relação de trabalho, proceda o desligamento e volte a analisar seu processo seletivo. Mas, se der para realizar ajustes e continuar contando com o profissional, por que não? Melhor investir em alguém que já faz parte do seu time do que voltar para o recrutamento e seleção.

Mas como medir um candidato?

Cada cargo a ser ocupado na empresa tem determinadas características que devem ser preenchidas pelo candidato. Um analista administrativo não tem o mesmo perfil de um analista contábil, assim como um gestor de pessoas não tem o mesmo perfil de um gestor financeiro.

Por mais que a denominação primária seja “analista” ou “gestor”, o que traz as especificidades da ocupação é o complemento. Sendo assim, o primeiro passo para medir um candidato é saber exatamente qual é o perfil esperado para o cargo que ele pretende ocupar.

Não estamos falando apenas de competências técnicas, mas também comportamentais, pois estas impactam fortemente a imagem e reputação da empresa. Já imaginou um recepcionista que não diz “bom dia” aos visitantes ou uma secretária que fala mal das pessoas ao telefone enquanto um cliente espera para ser atendido?

E como identificar esses pormenores durante o processo seletivo? Será que é possível ser preciso nesse tipo de avaliação?

Comece pelo currículo

A melhor forma de começar uma entrevista é resgatar o que o candidato informou no currículo para entender seu desenvolvimento profissional, habilidades e competências. Como se trata de um documento sucinto, peça para que o candidato explique melhor o que fazia nas empresas anteriores.

A partir do relato do entrevistado, você poderá perceber convergências e divergências, iniciando uma avaliação objetiva: ele falou a verdade ou mentiu sobre as atividades anteriores? Ele realmente teve experiência internacional ou só passou alguns dias de férias? Quais foram os motivos de desligamento das empresas anteriores?

Algumas destas informações podem ser facilmente comprovadas, como o motivo de desligamento dos trabalhos anteriores. Você pode ligar para cada empresa e perguntar, assim como as atividades exercidas.

Confirme o tempo de experiência

O tempo de experiência de um candidato pode nos poupar de vários treinamentos e facilitar a inserção do profissional no ambiente de trabalho. Quem já conhece as rotinas de contabilidade, finanças, gestão de pessoas, entre outras áreas, terá apenas que aprender as particularidades da empresa.

Como a necessidade de contratação sempre vem com a premissa de que seja o mais rápido possível, uma das formas de avaliar os candidatos é classificá-los pela experiência. Obviamente existe muito mais em jogo do que a quantidade de anos exercendo a mesma função, mas é um ótimo ponto de partida para criar seus critérios de análise e seleção.

Avalie o comportamental

Além dos testes psicológicos que podem ser feitos, o recrutador deve passar toda a entrevista analisando a fala do candidato, os termos usados, como se refere aos antigos empregadores, como se expressa a respeito das suas competências, entre outros elementos que podem impactar positiva ou negativamente o ambiente de trabalho caso ele seja escolhido.

Uma pesquisa divulgada pelo site CarreerBuilder elencou os fatores que todo recrutador percebe como negativos numa entrevista de emprego: desinteresse do candidato, vestimenta, arrogância, denegrir a imagem do antigo empregador, usar celular durante a entrevista e estar desinformado sobre a empresa na qual pleiteia entrar.

Você deve estar atento a essas questões a fim de determinar o perfil comportamental do candidato e, assim, ter mais critérios para a seleção final.

Peça um posicionamento

Avaliar as atitudes de uma pessoa frente a situações adversas ou de pressão é uma das formas de determinar se o candidato está apto para a função ou não. Um supervisor de vendas, que é constantemente cobrado por resultados, ou um atendente de telemarketing, que recebe muitas reclamações, devem ter posturas muito éticas e centradas para não incorrer em falhas no atendimento.

Para realizar o teste, apresente várias situações fictícias e pergunte ao candidato o que ele faria nesta situação. Você pode inserir opções de respostas prontas, para que ele escolha; pode deixar a resposta aberta para que ele responda como queira ou pode dar uma única resposta possível, dentro do contexto, pedindo que ele dê uma nota de 0 a 10 para o seu nível de concordância com cada atitude.

Desta forma você terá um panorama de como esse funcionário se comportará no ambiente de trabalho.

Verifique a qualificação

Um profissional também pode ser avaliado pela preocupação que tem com a carreira. Pessoas que estão constantemente estudando e se especializando costumam ser mais proativas na empresa, trazendo ideias e soluções voluntariamente.

Se você se deparar com um candidato que tem vários cursos de capacitação, fez uma graduação, partiu para uma pós, fique atento. Se todos os dados forem comprovados, você está frente a frente com alguém que pode ajudar a empresa a crescer — e muito.

O mesmo se aplica a outros idiomas. Profissionais antenados com o mercado sabem que é imprescindível saber falar inglês e espanhol. Alguns vão além e aprendem francês, italiano, alemão, construindo um currículo — e uma carreira — promissores.

Esse perfil de profissional gosta de desafios e pode ser preparado para processos de sucessão, sem contar que ele vai atrás do conhecimento por interesse próprio, não fica esperando que só a empresa invista em sua qualificação. Portanto, dê valor a esses candidatos!

Faça simulações

Como o mercado é bastante competitivo para quem almeja uma boa posição profissional, tornou-se comum que as pessoas busquem informações sobre como se comportar em entrevistas de emprego, o que dizer, o que não dizer, etc. Existem, inclusive, serviços de coaching para recolocação profissional, que ensinam várias estratégias para lidar com os recrutadores.

Contudo, diante de uma situação real — ou que simule uma situação real — fica fácil identificar comportamentos e atitudes que não são próprios do candidato. Por exemplo, se você está buscando alguém com perfil de liderança, numa dinâmica de grupo que exija tal atitude logo perceberá quem assume a responsabilidade para si e lidera os demais.

O mesmo acontece quando você está contratando um vendedor e pede que os candidatos vendam algum produto fictício para você. Entram em jogo todas as competências que o candidato de fato tem. Se ele não tiver aptidão para a venda, não terá sucesso nesse tipo de exercício.

Outra oportunidade para se utilizar de simulações e situações fictícias é quando você precisa de candidatos fluentes em inglês ou outro idioma. Experimente realizar a entrevista em inglês com o candidato ou pedir que ele negocie um contrato com um potencial cliente em inglês. Se o profissional for fluente mesmo, o teste servirá para comprovar.

Reduzir os custos de contratação é apenas um dos desafios que os profissionais de RH enfrentam diariamente. Gerenciar um setor inteiro é ter algo novo com que lidar todos os dias, o que exige preparo. Se você quer estar preparado para superar qualquer obstáculo, faça o download do nosso Guia completo para criar e gerenciar um setor de RH imbatível! É gratuito e só leva alguns segundos!

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