Carreira

Ferramentas de RH: conheça as mais usadas do momento

Escrito por Fluenglish

Independentemente da área em que um profissional atua, estar atualizado é uma das demandas mais importantes do mercado. Quando o trabalho em questão é a gestão de pessoas, conhecer as novas ferramentas de RH pode ajudar a garantir uma equipe mais eficiente e motivada.

Para ajudar os gestores de RH a se desenvolver, listamos as principais metodologias que estão dominando a atuação desse setor. Assim, eles ganham ferramentas para fazer seleções mais apropriadas e ainda colhem os frutos de um time contente no trabalho e entusiasmado para buscar resultados.

Saiba mais:

1. Roda da Vida

A febre do coaching trouxe algumas ferramentas de desenvolvimento pessoal e retenção de talentos para o RH. Seu objetivo é fazer com que os colaboradores descubram seus pontos fortes e suas fraquezas, possibilitando que evoluam naquilo que mais precisam.

A Roda da Vida é um desses recursos. Sua execução oferece autoconhecimento para o indivíduo e é ótima para quem está vivendo uma fase de desequilíbrio. Ela pode ser aplicada individualmente ou até mesmo como uma dinâmica de grupo em treinamentos para funcionários.

Para isso, o RH entregará uma folha para cada colaborador. Essa folha terá um círculo desenhado, dividido em 8 partes, sendo que cada parte terá números de um a dez.

Cada uma das partes terá uma área da vida em destaque. São elas: família, finanças, espiritualidade, carreira, educação, amigos, saúde e cultura.

O profissional de RH pedirá ao funcionário que analise cada um desses setores e dê uma nota para seu nível de satisfação em relação a eles. Então, ele marcará o número relativo à nota com um x. Em seguida, as marcações devem ser unidas com uma reta, formando uma espécie de gráfico circular.

Assim, será muito mais fácil ele avaliar se há um equilíbrio entre as áreas e o que pode ser feito para melhorar aquelas que merecem mais atenção.

2. Avaliação 360°

Também herdado dos processos de coaching, esse instrumento é uma ótima opção para melhorar a atuação de colaboradores que ainda têm pontos a desenvolver. Nele, o funcionário recebe feedback de todas as pessoas que trabalham ao redor dele, descobrindo o que o outro tem a dizer sobre seu desempenho.

Para isso, o RH deve preparar um formulário e pedir para que os colegas avaliem alguns pontos no funcionário em questão, como:

  • seus comportamentos e competências;

  • um feedback de como os colegas o veem;

  • se ele tem a capacidade de planejar, seguir metas e ouvir os outros;

  • se tem capacidade de liderança, sabe trabalhar em equipe e tem caráter.

Para o gestor de RH, é essencial que esses formulários sejam feitos de maneira direta, pois o objetivo é medir em quais pontos o colaborador precisa melhorar. No momento do feedback, as respostas são combinadas e cada avaliação deve ser justificada com um comentário, para que o avaliado consiga enxergar seus defeitos e qualidades.

Lembre-se de misturar as falas de diversas respostas e preservar a identidade de todos os que participaram da pesquisa. O ideal é que o funcionário enxergue que isso não é uma ferramenta de vingança, e sim uma chance de evolução para a sua própria carreira.

3. Rota de Ação

Os colaboradores que trabalham com metas podem ter dificuldades para atingi-las. Para esse público, o RH pode sugerir a Rota de Ação para que os planos saiam do papel.

Também chamado de Road Map, esse método é um roteiro de atitudes para que o indivíduo consiga atingir metas preestabelecidas. Embora seu uso mais rotineiro seja no campo profissional, nada impede que as metas também tenham um cunho pessoal.

Para isso, a ideia é que a grande meta seja dividida em outras menores, que são como passos para chegar ao objetivo maior. Na Rota de Ação, as pequenas metas são distribuídas em fluxogramas ou até mesmo uma lista simples disposta em ordem cronológica.

Antes de utilizar essa ferramenta, no entanto, é preciso que o funcionário já tenha uma meta preestabelecida. Ela pode ser definida pela empresa, em modo operacional, ou até mesmo ser menos específica, como melhorar a produtividade.

Além disso, para criar a Rota de Ação, é indicado que o funcionário comece com seus objetivos e vá fazendo o caminho inverso até o ponto atual. Isso evita que ele se encontre em um status de “branco”, em que não sabe como começar. Com a Rota de Ação, fica claro que qualquer objetivo é alcançável, desde que o indivíduo se dedique e pense no que pode fazer.

4. Rapport

O Rapport, na verdade, não é um método de trabalho de RH como os citados anteriormente. É uma forma de comportamento em um ambiente profissional que é marcada pela tentativa de criar empatia com o próximo.

Por isso, esse estilo de conduta é muito desejado por líderes que buscam ter uma relação de harmonia e afinidade com seus liderados.

Para o gestor de pessoas, incentivar esse tipo de atitude só colabora para manter a equipe motivada e o bem-estar no ambiente da empresa. Porém, o líder deve ter esse estilo de gestão de forma natural, pois tentar forçar a empatia com os demais colaboradores nem sempre atinge bons resultados.

Um profissional em cargo de liderança pode começar a agir de acordo com o Rapport tomando ações simples, como conhecer todos os colaboradores, ser acessível e cordial, dar feedbacks com frequência e lembrar sua equipe sobre o valor que ela tem.

Em um segundo plano, ele também pode tentar criar alguns comportamentos amistosos que costumam ter um impacto positivo na empatia, como:

  • manter contato visual com as pessoas;

  • tentar deixar a expressão facial serena e amistosa;

  • evitar uma postura corporal muito tensa ou desanimada;

  • buscar o equilíbrio emocional nas situações extremas;

  • cuidar da comunicação verbal e não verbal.

5. Folha de pagamento online

Está ficando cada vez mais claro para as empresas e o mercado de trabalho que o RH é uma área estratégica de um negócio. Por isso, a desburocratização da atuação desse setor ajuda os funcionários a focar em questões que exigem mais raciocínio e ação.

Por isso, uma das tendências mais fortes do setor de RH é o uso da tecnologia. Uma delas, a folha de pagamento online, permite que o trabalhador veja seus holerites, consulte horas trabalhadas, férias e décimo terceiro de forma prática e rápida, via computador.

Além de facilitar o acesso e recuperação desses documentos pelos funcionários, essa tecnologia permite mais liberdade do setor de RH, porque ele não precisa calcular e nem ser acionado sempre que houver a necessidade de imprimir uma folha de pagamento.

Os dados básicos de cada funcionário, como salário-base, descontos, férias e adiantamentos são cadastrados na plataforma, que gera automaticamente o valor a ser depositado para cada um, assim como as provisões necessárias. A digitalização também evita erros, já que o processo de cálculo de salários e obrigações é todo processado via computador.

Assim, os profissionais dessa área podem se dedicar às tarefas de gestão de pessoas, seleção de candidatos e crescimento da empresa como um todo.

6. Painel de RH

Essa novidade é semelhante à anterior, só que com algumas funcionalidades extras que não estão presentes na folha de pagamento online. Isso porque o painel de RH foi criado para se tornar uma ferramenta de comunicação entre empresa e colaboradores.

Então, além da consulta e arquivamento dos holerites, ele oferece também a possibilidade de o funcionário resolver suas demandas, como enviar atestados médicos. Outra funcionalidade interessante é a atualização de dados cadastrais, como endereço e telefone celular, de forma prática e rápida.

É comum que as empresas também utilizem esse sistema para enviar comunicados aos colaboradores, e muitos têm a ferramenta de resposta, caso haja necessidade. O painel de RH pode ainda trazer as normas de conduta da empresa, como vestuário, equipamentos de segurança obrigatórios, missão, valores e visão.

O painel de RH tem um benefício extra que desperta o interesse das empresas: ele pode ser acessado de qualquer dispositivo. Então, o funcionário pode resolver essas pendências pelo seu próprio computador na empresa ou até mesmo do celular, em sua casa. Essa facilidade para executar as rotinas do trabalho, com certeza, vai melhorar a relação do RH com o colaborador.

7. Ponto eletrônico online

De acordo com a legislação brasileira, todas as empresas que contam com mais de 10 funcionários precisam ter o registro de ponto, que pode ser feito no papel, de forma mecânica ou eletrônica.

Para as empresas com muitos colaboradores, a forma eletrônica se torna a mais viável, pois fica difícil contabilizar banco de horas manualmente todos os meses. Então, a solução tecnológica é quase sempre a mais atrativa.

Por estar integrado com um sistema, o ponto eletrônico oferece a visualização pelos funcionários, assim como uma atualização mais frequente do banco de horas. Por isso, a grande maioria dos sistemas oferece uma plataforma de consulta online, em que o funcionário pode observar se seus horários estão corretos, consultar atrasos e verificar horas extras.

A rapidez nessa informação é muito útil na prática, pois permite que o indivíduo se organize para pagar suas horas de forma eficiente ou ainda consulte se não se esqueceu de bater o ponto no dia.

Para os funcionários, o ponto eletrônico também é sinônimo de segurança. Isso porque os programas aceitos pelo Ministério do Trabalho e Emprego não podem ter nenhum tipo de restrição de horário para marcar o ponto, marcação automática nem a alteração dos horários de ponto.

Então, o funcionário tem a certeza de que suas horas extras serão pagas de acordo com a conformidade da lei.

8. Analytics

O conhecimento de que o RH é uma área estratégica na empresa está modificando a forma como esses profissionais atuam. Além disso, muito mais tecnologia está sendo incorporada à rotina do departamento pessoal e dos negócios como um todo, possibilitando análises mais aprofundadas e uma tomada de decisão baseada em dados relevantes.

Para isso, os softwares de análise de dados e inteligência vieram para revolucionar a forma como atuamos no dia a dia do trabalho. Eles permitem, por meio de ações rotineiras, a coleta de dados que, quando analisados, são poderosos para que a companhia fale a mesma língua.

Essa tecnologia já é usada para filtrar gostos e fazer sugestões nas redes sociais, mas no ambiente de trabalho pode ser aplicada para descobrir gatilhos que tornam o funcionário improdutivo, mostrar sistemas que não funcionam da melhor forma possível e até descobrir os interesses culturais que prevalecem entre os funcionários.

Para tornar essa tecnologia ainda mais eficiente, o setor de RH deve utilizá-la para informar a empresa como um todo. Assim, o programa é utilizado em seu alcance máximo e todos os colaboradores são informados do que está acontecendo na companhia.

9. Mobile

Um estudo feito em 2016 pela empresa Kantar Worldpanel Contech revela que 57% dos brasileiros já usam o smartphone. Se levarmos em consideração todos os tipos de celulares, esse número sobe para 9 entre 10 cidadãos.

Com esses dados em mãos, não há como negar que o alcance dos celulares inteligentes é cada vez mais alto. As gerações de trabalhadores mais novos, como os millennials, já estão totalmente habituadas com o uso desse dispositivo, então as empresas terão que se adaptar para trazer essa facilidade aos talentos.

Nesse cenário, cabe ao RH esclarecer essa necessidade aos gestores, que nem sempre atuam de forma inovadora. Outra preocupação é fazer do próprio painel de RH uma tecnologia disponível pelo celular, com um aplicativo, ajudando esse setor a conversar com os funcionários de maneira prática.

O quesito “seleção de talentos” também precisa ser repensado. Embora alguns cargos ainda permitam a seleção tradicional ― com entrega de currículos impressos ―, a adaptação para os meios digitais e mobile friendly já deve estar em curso na grande maioria das empresas.

Por isso, se a empresa em questão receber currículos via internet, com site próprio, já pode começar a adaptá-lo para permitir que todo o processo de cadastro seja feito pelo smartphone. Essa é a melhor forma de captar talentos na atualidade, onde quer que eles estejam.

10. Big Data

Assim como o Analytics, o Big Data é uma tecnologia de inteligência artificial. Seus objetivos são criar, armazenar e analisar informações em grande quantidade, que podem ser colhidas por meio da internet ou redes internas. Esses dados podem ser de qualquer tipo, como os puramente numéricos ou até mesmo e-mails, áudios e transações financeiras.

Sua principal usabilidade dentro de uma empresa é a possibilidade de averiguar se há fraudes, comportamentos suspeitos ou até mesmo erros na produção. Nesses casos, é possível pensar e programar uma solução de forma prática, barata e rápida.

O principal trunfo do Big Data dentro do RH é que não é preciso muita informação para trabalhar. O mais importante é o que o setor pretende fazer com os dados obtidos, pois esse objetivo que vai guiar a captação e análise dos fatos.

11. Computação em nuvem

Funcionários do setor de recursos humanos e departamento pessoal têm que lidar com a documentação de todos os funcionários da empresa. Por isso, o arquivamento desses papéis precisa ser feito de forma organizada e de fácil acesso, para minimizar a possibilidade de perdas e facilidade de consulta quando necessário.

Nesse quesito, a computação em nuvem chegou para facilitar as tarefas desse setor. Também conhecida pelo nome em inglês cloud computing, essa tecnologia é uma forma de armazenamento de documentos que pode ser acessada via internet.

Os papéis de cada contratação podem ser digitalizados e arquivados em um servidor dentro ou fora da empresa. Então, fica simples acessá-lo quando for necessário, independentemente do computador em que o RH estiver, podendo ser até em outras localidades.

Tudo isso com praticidade e garantia de segurança, já que a grande maioria dos serviços oferecidos nesse setor são bastante focados em atender a esse quesito. Dessa forma, os documentos em papel ficam seguros dentro de arquivos e, sempre que for necessário consultar algo, basta acessar um servidor de qualquer computador disponível.

12. Certificação online

A certificação online é a possibilidade de realizar testes via internet, facilitando que o colaborador ou candidato execute essa avaliação no momento que for mais adequado. Essa é uma forma de incentivar o desenvolvimento profissional de cada um sem limitar ou restringir horários, já que nem sempre é possível conciliar agendas.

A empresa pode criar sua própria plataforma ou utilizar outras já existentes que ofereçam provas em áreas de interesse para a atuação dos colaboradores. Por exemplo, após serem oferecidos treinamentos em funções operacionais, a companhia pode averiguar se o funcionário aprendeu o que foi ensinado.

A certificação online também ajuda no momento da seleção, pois há plataformas que oferecem testes que avaliam a preparação do profissional, como sua proficiência em inglês ou outras línguas. Assim, o setor de RH consegue filtrar os talentos que realmente têm o conhecimento necessário para atuar na função.

13. People Analytics e Machine Learning

Se juntarmos o Analytics citado anteriormente com o Big Data e focarmos um conteúdo totalmente voltado para o setor de RH, conseguiremos exemplificar o que é o People Analytics e Machine Learning.

Aqui, o processo de coleta e análise de dados é específico para a atuação humana, sendo capaz de entender o que há por trás do comportamento de cada funcionário de uma empresa. As bases de dados são utilizadas como uma plataforma de avaliação que revela as principais características do que estiver sendo estudado e quais atitudes podem interferir em sua efetividade.

Esse tipo de análise tem tudo para trazer ganhos reais à atuação de um RH, já que consegue decifrar o que nem sempre os colaboradores estão dispostos ou sabem dizer. Por exemplo, ele avalia se o trabalhador está motivado, se está rendendo bem em sua função, quais são suas principais dificuldades e em quais tarefas tem mais facilidade.

Assim, o setor de recursos humanos começa a lidar com dados reais para planejar atitudes em uma empresa, e não só na opinião dos funcionários. People Analytics e Machine learning são tecnologias que vieram para que o setor seja capaz de entregar aquilo de que o negócio realmente precisa, e não o que os funcionários acham que desejam.

Tudo isso agrega credibilidade ao RH, que não demorará a sentir a eficiência de treinamentos e ações. Assim, a empresa ganha mais rendimento e o setor será ainda mais bem avaliado pelos diretores.

14. Treinamentos a distância

Para atrair os talentos das gerações mais novas, as empresas precisam provar que não são só preocupadas em obter lucro, mas também desejam o desenvolvimento dos profissionais. Isso porque, quando esse funcionário sente que não há oportunidades de crescimento onde está, não teme buscá-las em outras empresas.

Existe também a vertente da competitividade no mercado. A velocidade das informações e das inovações nos mais variados setores é alta, e os negócios precisam se preparar para incorporar novas tecnologias e possibilidades se quiserem sobreviver.

Tudo isso demonstra que as empresas precisarão oferecer mais palestras e treinamentos aos seus colaboradores. Seja para reter talentos ou se manter atualizada, esses processos devem fazer parte da rotina de um negócio engajado em crescimento.

Por isso, os treinamentos a distância se tornam uma possibilidade mais barata e prática de incentivar o aperfeiçoamento dos colaboradores. Os cursos a distância podem ser feitos via computador conectado à internet, no horário em que a pessoa preferir. Assim, todos podem participar, inclusive aqueles funcionários que estão com as agendas sempre lotadas.

Além disso, a empresa pode utilizar esse treinamento mais de uma vez, sempre que for necessário treinar novos contratados ou promover uma atualização. Assim, o investimento é utilizado de maneira mais eficiente, já que o curso digital não tem uma data fixa para ser realizado.

Ser um profissional de RH exige atualização frequente, e este texto certamente mostrou que há muitas novidades se desenvolvendo para facilitar o trabalho de quem atua nesse setor. Quem conseguir se manter atento e trazer essas inovações para as empresas, com certeza, será reconhecido e disputado, já que a eficiência para seleção e gestão de pessoas tende a disparar.

Por isso, escolha as ferramentas de RH que mais têm a ver com o perfil da organização em que trabalha e descubra formas de aplicá-las nas rotinas. Certamente alguma dessas novidades pode ser implementada hoje mesmo e trazer mais produtividade, inteligência e facilidade às rotinas do RH e à empresa como um todo!

Quer conhecer mais possibilidades para incentivar o crescimento das empresas e desenvolvimento de funcionários? Assine a nossa newsletter!

Sobre o autor

Fluenglish

Deixar comentário.

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.