Trabalhar com um workflow de RH é uma prática que pode auxiliar muito na gestão de uma empresa, pois ela tende a facilitar o andamento dos processos e, assim, aumentar a satisfação dos colaboradores.
Entretanto, muitos gestores ainda têm algumas dúvidas com relação à aplicação deste método no setor de Recursos Humanos, e com uma rotina tão atribulada, acabam deixando para pensar nisso depois.
O fato é que existem momentos em que se faz necessário fazer uma pausa para avaliar os pontos que vão bem e os que não estão caminhando tão bem assim e, a partir disso, fazer um planejamento de melhorias.
Adotar um workflow de RH pode trazer diversos benefícios para a gestão de sua equipe e processos, e por esse motivo, é uma melhoria que deve ser considerada.
Quer saber mais sobre esse método e ver se ele se encaixa em sua empresa? Continue lendo este artigo!
O que é workflow?
Traduzido para o português, workflow significa fluxo de trabalho. Esse conceito se refere a uma série de passos estruturados entre todas as áreas envolvidas, para que cada processo de uma empresa seja concluído.
Para simplificar, um workflow detalha cada etapa do processo e define quem é responsável por cada atividade. Desta maneira, ao terminar determinada atividade, um profissional ou setor, repassa para o outro, até que o projeto seja concluído.
Esse fluxo de trabalho deve ser automatizado para alcançar a máxima eficiência, utilizando sistemas e softwares já disponíveis para isso. A escolha do programa ideal vai depender das necessidades da empresa e do volume de informações e processos que seus colaboradores precisam lidar diariamente.
Quais são as vantagens de utilizar um workflow de RH?
A utilização de um workflow na área de RH pode trazer uma série de vantagens, pois os processos estarão mais claros para todos os colaboradores e as responsabilidades de cada um dos membros melhor definidas.
Abaixo listamos as principais vantagens em adotar um sistema de fluxo de trabalho no setor de Recursos Humanos da sua empresa. Confira!
Processos mais ágeis
Como tudo está descrito no sistema e os prazos já estão pré-definidos, o tempo de espera de uma resposta, por exemplo, acaba sendo muito menor, o que torna todos os processos, de uma empresa que trabalha com um workflow, mais ágeis.
Assim, o profissional já pode realizar as suas tarefas em determinado projeto, logo que o recebe do responsável anterior, tornando tudo mais rápido.
Personalização dos processos
O fluxo de trabalho é uma técnica que permite total personalização, para se adequar com as necessidades da sua empresa e do seu setor.
O ideal é que os profissionais do setor mapeiem detalhadamente todas as suas tarefas envolvidas em todos os processos, e a partir disso, tudo seja colocado em sistema e iniciada a automatização.
Neste momento, a realização de testes é fundamental para que se chegue ao workflow perfeito, e a colaboração e opinião de toda a equipe conta muito para isso. Afinal, qualquer detalhe que seja esquecido pode dar um grande trabalho depois, resultando em alguma entrega mal feita ou fora do prazo.
Por isso, converse com todos os seus colaboradores, explique as mudanças e peça a ajuda de todos para colocar o novo sistema em prática.
Facilidade de acompanhamento
Com um fluxo de trabalho bem estabelecido fica muito mais fácil para o gestor acompanhar o andamento dos processos, independente de qual fase eles se encontram.
Desta maneira, é possível ver se os prazos estão sendo cumpridos e saber exatamente com quem falar para tirar as dúvidas sobre o estado atual. Além do gestor, qualquer membro da equipe tem acesso a essas informações, o que os deixa preparados para realizarem as suas partes no processo.
Isso também é um ponto muito importante para quem lida com clientes, ou no caso do setor de RH, colaboradores, pois desta forma é possível dar uma resposta concisa com relação aos prazos e sucesso das solicitações.
Melhor integração da equipe
Durante o andamento de processos operacionais realizados de maneira tradicional, é comum que algumas informações sejam perdidas no meio do caminho, o que pode causar alguns transtornos e falhas.
Com a aplicação de um workflow, isso passa a ser evitado, já que toda a equipe sabe exatamente qual é a responsabilidade de cada um, e cada etapa do processo fica registrada no sistema, permitindo inclusive a interação virtual.
Diminuição de custos
A utilização de um sistema de fluxo de trabalho auxilia os colaboradores do setor do RH a controlarem todas as informações dos funcionários e a entregarem os documentos e realizarem todos os pagamentos na data certa, evitando o pagamento de multas e processos jurídicos.
Além disso, a redução de custos também pode ser percebida com a diminuição do tempo gasto pelos funcionários para a realização de um processo e ao menor índice de retrabalho, já que a hora de trabalho do colaborador é também um investimento.
Maior aproveitamento do tempo
Com a automatização dos processos por meio do fluxo de trabalho, os colaboradores desempenham suas tarefas com mais velocidade e assertividade, aproveitando melhor o seu tempo de trabalho para focar em questões estratégicas.
A gestão de pessoas também ganha com essa medida, pois os gestores que antes levavam mais tempo para acompanhar as tarefas delegadas, agora podem aproveitá-lo para conversar com seus funcionários, desenvolver ações de engajamento, rever metas e objetivos, trabalhar o endomarketing e promover um ambiente de trabalho mais saudável e satisfatório para todos.
Aumento da produtividade
Todos os itens anteriores contribuem para o aumento da produtividade de sua equipe, visto que com a utilização do workflow os funcionários já saberão o que devem fazer e os conflitos são minimizados.
Com o maior aproveitamento do tempo, eles também ficam mais livres para a criação de novos projetos e soluções, o que, se tratando da área de RH, afeta diretamente a produtividade de todos os membros da empresa.
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